10 правил написания деловых электронных сообщений — учим английский вместе

Правила деловой переписки на русском и английском во многом похожи. Чем наши письма логичнее и уважительнее, тем выше вероятность, что общение с коллегами сложится.

При этом у международной бизнес-переписки есть свои нюансы – в них нам помогла разобраться преподаватель бизнес-английского в EPAM Елена Рабинович.

Она рассказала, как выбрать стиль и тон переписки, как грамотно структурировать письмо, каких ошибок лучше не допускать, а ещё поделилась списком полезных фраз и материалов по теме.  

Стили делового письма

Существует несколько стилей письма – неформальный, нейтральный и формальный. Первый мы используем в личной переписке, два остальных характерны для делового общения. При этом сейчас в международной бизнес-переписке есть тенденция уходить от суперофициального тона и использовать нейтральный или полуформальный стиль. 

Обычно тон переписки задает заказчик или старший коллега. Если в их письмах низкий градус формальности, от вас тоже не ждут витиеватых конструкций и излишнего официоза, и наоборот. 

Структура письма 

Любое деловое письмо состоит из нескольких обязательных блоков: приветствие, основная часть и заключение.

Приветствие

Вот такими фразами можно начать письмо:

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Если вы пишете письмо коллеге, с которым хорошо общаетесь, в блок приветствия можно добавить pleasantries – это что-то типа small talk или обмена любезностями на русском.

Допустим, можно спросить, как дела (How are you doing?) или как прошли выходные (How was your weekend?).

При этом я рекомендую избегать чрезмерных любезностей в более формальной переписке, например, когда вы общаетесь с заказчиком.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

зачем и как вести small talk с иностранными коллегами

Основная часть

Это самая объемная часть письма, которая может состоять из нескольких параграфов. В первом мы обязательно указываем, с какой целью пишем письмо. 

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

В следующих параграфах мы можем запрашивать или сообщать детали, приводить примеры, обосновывать свою точку зрения, обозначать проблемы, задавать вопросы.

Заключение

Эта часть письма обычно включает вежливую фразу (например, о том, что вы ждете ответного письма, готовы ответить на вопросы собеседника или заранее благодарите его за помощь), прощание и подпись.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Вот примеры хорошо структурированных деловых писем.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Чек-лист для проверки письма 

В идеале ваше письмо должно соответствовать этим критериям:

Грамотное оформление

Проверьте, чтобы тема вашего письма соответствовала содержанию, в списке адресатов стояли именно те люди, которым вы хотите отправить письмо, а все имена были написаны верно. Если вы прикрепляете документы во вложение, убедитесь, что не забыли этого сделать.

Четкая структура

Выражайте свои мысли последовательно и выделяйте абзацами смысловые блоки. В идеале параграфы не должны быть слишком большими – от двух до пяти предложений.  И сами предложения лучше не делать слишком длинными, иначе адресату будет тяжело их читать, а вы можете допустить в них много ошибок. 

Единый стиль и тон

Если вы выбрали для письма нейтральный стиль, старайтесь не использовать слова или фразы, которые характерны для формального стиля, и наоборот.

Допустим, вы пишите коллеге: «Your assistance was invaluable. Thank you so much for helping out».

Такие слова, как assistance и invaluable – признаки формального стиля, а фразовый глагол helping out обычно используют в менее официальных и, скорее, личных письмах.

В бизнес-переписке с фразовыми глаголами вообще нужны быть аккуратными. У них почти всегда есть простые глаголы-синонимы, которые безопаснее использовать, если не знаете точного значения. То же самое можно сказать о сленге.

Если говорить про тон письма, старайтесь избегать излишней эмоциональности и слов с яркой эмоциональной окраской, например, awesome, terrible или handsome. Их лучше заменять более нейтральными словами и выражениями, которые больше характерны для деловой переписки.

Вежливость

Стандарты вежливости в русском и английском языках немного отличаются. Прямота, с которой русскоязычные люди пишут письма, может показаться грубостью для иностранных коллег. Самый простой способ повысить градус вежливости – использовать непрямые конструкции I would или Could you.

Кроме того, вежливым считается использовать гендерно-нейтральный язык, который появился в результате борьбы за равные права мужчин и женщин.

Переводя разговор на IT-рельсы, русскоязычные инженеры, упоминая компанию-заказчика в письмах, часто используют местоимение he, так как слово «заказчик» мужского рода.

Если не хотите никого обидеть, употребляйте в своих письмах местоимение they: «We asked the customer what they

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

  • Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.
  • Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.
  • 10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

  1. Деловой этикет в США
  2. Деловой этикет в Британии
  3. Презентация на английском
  4. Деловой английский для совещаний и конференций
  5. Деловой английский в США

Главные правила написания делового письма на английском языке

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Как много электронных писем вам ежедневно приходит на почту? Может десять? Или двадцать? Возможно, их даже больше, но и половины не открывая, вы отправляете в спам. Однако есть письма, которые вы проигнорировать не можете, и вам все же нужно ответить, к тому же в формальном стиле.

Читайте также:  Дом восходящего солнца: история, текст, перевод - учим английский вместе

Всё бы и ничего, если бы вам пришлось отвечать на русском, но времена меняются и всё обыденней становится бизнес-переписка (business correspondence) на английском. Чаще всего люди ищут макеты деловых писем в Интернете. Но не лучше ли в двадцать первом веке самому знать манеры написания любого рода писем? Насколько бы уникальным и важным не было ваше письмо, есть несколько основных правил ведения бизнес-корреспонденции, которые следует использовать в любом письме. Каждое письмо пройдет через три стадии подготовки, прежде чем трансформируется в великолепный плод ваших трудов.????

Первый этап. Перед написанием. Before you write

Изначально, открыв почту, сосредоточьтесь на главном: адресате, цели вашего письма и на известной адресату информации.Определитесь, кому адресовано письмо. Осознавая, кому вы пишите, вам становится проще определить тип письма.

Если вы пишите руководству или человеку, у которого должность порядком выше вашей, то вам следовало бы писать в формальном стиле. Если же вы пишете коллеге, то в этом типе письма позволен более свободный стиль общения. Но не стоит забывать, что вы общаетесь не с друзьями, а с коллегами, и, соответственно, лучше не злоупотреблять фамильярностью.

Обозначьте цель вашего обращения. Для того чтобы мысль не вылетала из головы – запишите основную идею на бумаге и положите перед собой. Этот способ даст вам стимул для написания и подтолкнет к раскрытию темы.Определитесь, что уже известно вашему адресату. Не предполагайте, что ваш адресат уже все знает, чтобы правильно понять ваше сообщение.

Во избежание различных недопониманий, в вашем письме обязана присутствовать дополнительная информация (background information).

Второй этап. Когда вы пишете. When you write

Независимо от того, что вы пишете, любое сообщение должно следовать определённым правилам.

Clarity, brevity and conciseness – ясность, краткость и лаконичность – главные условия в вашей корреспонденции. Сохраните время и себе, и человеку, которому придется это читать. Используйте простой английский.

Don’t write:

In case you have any factors that need further support or specific explanations, we will be happy to explain the details to you at the below specified phone number. В случае, если есть какие-либо факторы, которые нуждаются в последующей поддержке или же конкретных объяснениях, нам будет в радость разъяснить вам детали по нижеуказанному номеру телефона.

Do write:

If you have any questions, please let us know. При возникновении каких-либо вопросов, пожалуйста, сообщите нам.

You shouldn’t abuse professional phrases or use slang. Не употребляйте профессиональные выражения, жаргонные выражения или сленговую манеру речи: получатель этого письма может не знать специфики таких слов.

Don’t write: Everything is cool here. У меня все круто здесь.

Do write: That business trip is successful. Эта командировка проходит успешно.

Do not abuse the first name of the person. Первое имя человека, к которому это письмо предназначается, должно присутствовать только один раз, и только в начале. Больше чем 1-2 раза не следует писать имя человека.

Do not write: Dear Anna … so Anna … right here, Anna, we see … Дорогая Анна… таким образом, Анна… вот тут, Анна, мы с вами видим…

Третий этап. Перед отправкой.

Before you send.

Сделайте своей привычкой пересматривать ваши тексты перед отправлением непосредственно адресату. Чтение вслух – это прекрасный метод, который способствует самостоятельному выявлению собственных ошибок.

Некоторые люди настоятельно советуют перечитывать написанное в обратном порядке, начиная с конечного слова в предложении и заканчивая первым. Такой способ самопроверки поможет вам убрать эффект «замыленного глаза», когда вы перестаёте видеть ошибки в тексте.

Поставьте перед собой вопрос: «Можно ли будет адресату понять, что ему пишут или о чем его просят с первого раза?» Если да, то вы прекрасно справились с поставленной перед собой задачей.

Более того, мы не рекомендуем доверять программам по проверке правописания, к примеру, spellcheck.

Конечно, spellcheck programs предоставляет нам информацию о невероятно больших объёмах, с которыми они запросто справятся, но технологии ещё не достигли такого прогресса, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Поэтому лучше рассчитывать на свои навыки и знания или на человека с высоким уровнем иностранного языка, который мог бы проверить ваше письмо.

Перевод на онлайн-ресурсах – это последний своего рода запрет. Наверное и не сосчитать, количество неловких ситуаций, в которые люди попадали благодаря переводчикам в Интернете.

Теперь правила написания писем не кажутся вам чем-то невероятно сложным и непостижимым? Эти правила просты в использовании и всегда актуальны. Не беспокойтесь о том, что вам, возможно, придётся вложить немного времени, чтобы написать ваше первое письмо на английском.

Оно даст толчок для ваших будущих писем, которые с каждым разом будут становиться все лучше и лучше.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Пишем деловые электронные письма на английском без ошибок

Всем известно, что email, то есть электронное письмо – это способ передачи информации между компьютерами, широко распространенный в наши дни. Чтобы отправить или получить email, необходим доступ в Интернет и ваше желание отправить или получить письмо.

Преимущества электронных писем

Электронные письма экономят время и дают возможность неформального общения. Их можно использовать как внутри компании, так и в качестве эффективного и быстрого способа общения с людьми по всему миру.

Особенно этот способ удобен для коротких сообщений, передачи информации, для назначения/переноса встреч, для составления запроса или ответа на него, для ежедневной переписки.

Электронные письма можно получить или отправить, даже когда вы путешествуете, при этом оставаясь в курсе дел.

Недостатки

Не стоит использовать электронные письма для передачи конфиденциальной информации, так как иногда электронные ящики взламываются и информация может попасть к мошенникам.

Читаем названия электронных адресов

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть, которая следует сразу за значком @ (at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия. Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .

ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.). Вот несколько других примеров названий доменов:

  • .biz – бизнес;
  • .gov – правительственная организация;
  • .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
  • .pro – профессия (например, медицина, право).

Компоновка и расположение

Ниже представлено обычное письмо. Под цифрой 1 показан заголовок, включающий адресата и тему письма, под цифрой 2 показано тело письма, под цифрой 3 – блок подписи.

10 Правил Написания Деловых Электронных Сообщений - Учим английский вместе

Стиль

Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Как правило, несмотря на всю кажущуюся неофициальность электронной переписки, при составлении подобных писем следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. Вот основные рекомендации по стилю:

  1. Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия, как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day).
  2. Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо, думайте о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне.
  3. Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо.
  4. Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*.
  5. Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность.
  6. В одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом.
  7. Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.
Читайте также:  Рівень Intermediate — Опис Рівня Володіння Англійською B1 - Учим английский вместе

Основные сокращения, используемые в электронной переписке или TLA

В английском языке существует понятие TLA или Three-letter acronym – трехбуквенный акроним, аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы. Вот часто употребляемые TLA:

  • AFAIK (as far as I know) – насколько мне известно.
  • BFN (bye for now) – до встречи, пока.
  • BTW (by the way) – кстати.
  • COB (close of business) – окончание рабочего дня.
  • FYI (for your information) – к Вашему сведению
  • JIT (just in time) – вовремя.
  • IOW (in other words) – другими словами, иначе говоря.
  • LT (lead time) – время выполнения заказа.
  • NRN (no reply necessary) – ответ не требуется.
  • OTOH (on the other hand) – с другой стороны.
  • WIP (work in process) – проект в стадии разработки.

Используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Emoticons или смайлы

Emoticons (сочетание слов emotion (эмоция) и icon (символ)) или, как мы привыкли слышать, смайлы часто используются в неформальной переписке. Они выражают эмоции, которые невозможно выразить одними лишь словами, например:

  • 🙂 – улыбка;
  • 🙁 – нахмуренность;
  • 😉 – подмигивание.

Лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.

Используйте эти правила при написании писем, и вы легко наладите контакт с деловым партнером.

Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде

Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e‑mail на английском языке.

Структура бумажного письма

Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

Образец структуры делового письма

Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

Тема письма: как и e‑mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

Как написать приветствие

Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия.

Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией.

В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

  • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
  • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».

Как написать заключение

Есть несколько способов закончить письмо:

  • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
  • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

Правила написания электронных писем

Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

  • Обязательные пункты в электронном письме:
  • Ваш e‑mail адрес
  • Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e‑mail адреса: имя.фамилия.@emailprovider.com

Тема

В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

Приветствие

Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

Подпись

Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

  1. Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:
  2. – Best wishes,
  3. – Kind regards,
  4. – Best regards,
  5. – All the best,
  6. – Thanks,
  7. – Many thanks,

Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

Правила хорошего тона

Ещё 4 совета по написанию официального письма:

  • Не используйте разговорную лексику и сленг.
  • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
  • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
  • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи ????.
Читайте также:  Как Выразить Благодарность В Английском Языке: Говорим СПАСИБО Правильно - Учим английский вместе

Мы надеемся, что данные советы помогут показать себя профессионалом в деловой переписке.

Хотите знать больше? Записывайтесь на курсы и индивидуальные занятия по английскому языку!

Деловая переписка на английском языке

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании.

Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников.

Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

  • получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
  • отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
  • дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
  • тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

  • To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  • Managing director Funny Cats, ZAO/
  • Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  • From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева
  • Vice-president Communications ZAO Funny Cats/
  • Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
  • Date: June 08, 2011/08 июня 2011
  • Attached: Advance report #08/2011/
  • Авансовый отчет № 8/2011
  • OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
  • Memorandum/Служебная записка
  • I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).

Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.                                 _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

ПРИМЕР 2

  1. To: Marketing Department ZAO Funny Cats/
  2. Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
  3. From: Igor Ivanov/Игорь Иванов
  4. Managing director Funny Cats, ZAO/
  5. Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
  6. Date: June 15, 2011/15 июня 2011
  7. Subject: Customer Presentation/
  8. Презентация для заказчика
  9. The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional!
  10. Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner.
  11. Thank you for your outstanding work and dedication!
  12. My congratulations to all of you!
  13. Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна!
  14. Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером.
  15. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании!
  16. Мои поздравления всем вам!
  17. Sincerely yours,/С уважением,
  18. Igor Ivanov/Игорь Иванов

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) – это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации – уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

  • 083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083
  • Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
  • Date: February 15, 2011/15 февраля 2011
  • To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк
  • Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
  • Dear Mrs. Clark,
  • Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011.

I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.  I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.

  1. Very sincerely yours,/С искренним уважением,
  2. Juliet Pratt/Джульет Пратт
  3. Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
  4. Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/
  5. Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом

Электронная переписка

Современные электронные сообщения, пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Вы хорошо знакомы Вы знакомы Вы не знакомы
Hi, Kim! How are you? It was good to talk yesterday. I’m finalizing[1] the details of management meeting. Thank you for your part, no changes needed. Please email me in case of any issues. Regards, Andreas Dear Mrs. Gonzales! It was nice to talk to you by phone yesterday.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector