Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском — Фразы Для Business Letter — Учим английский вместе

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Также надо учитывать, формальное письмо на английском не может использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good  и тому подобные.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе 

Адреса в официальном письме

Стандартное английское официальное письмо  начинается  с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо.

Слева и ниже пишется имя и адрес получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.

Дата

Потом пишется дата. Ее допустимо ставить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время уже стали более свободные, но чтобы не перепутать число с месяцем, месяц лучше прописывать словом: 1 March 2014, 1st March 2014

Приветствие

Далее идет приветствие (Salutation), которое зависит от того, знаете ли имя человека, к которому обращаетесь. Если знаете, то пишите: Dear Mr. Moore, Dear Mrs. Thompson, Dear Miss Johnson

Очень важно: используйте всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss

Некоторые пишут без титула:  Dear Jane Empson, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear Dr. House

Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam). Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали.

Если указывалось имя — значит концовка письма будет: «Yours sincerely,». Если sir or madam — «Yours faithfully,». Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия.

После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.

Суть письма

Суть письма должна быть изложена четко, коротко, только по делу. Текст разбивается на параграфы.

Человек, которому вы пишете, может быть завален письмами, так что если он получит три страницы плотно исписанного текста, то скорее всего ваше письмо закончит свою жизнь в мусорной корзине.

Письмо должно быть прочитано за несколько секунд, так что не используйте никакой лишней информации, тем более той, которая приложена к письму отдельно.

Проверьте свое формальное письмо на английском

Очень тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя.

Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should, но не злоупотребляйте, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных и даже старомодных.

Следующая таблица выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском для заказчика,  подрядчика, поставщика.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Помните, что первое впечатление очень важно, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые вам могут помочь добиться своей цели.

I appreciate your understanding, and I look forward to welcoming you back to the site soon.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Формальное письмо на английском  — пример (кликайте, чтобы увеличить)         Sources: Birmingham City University Highly experienced EFL teacher Kate from learn-english-today.com

Деловая переписка на английском. Советы эксперта

Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.

  • Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
  • — Вступление/ Introduction
  • В этой части письма формулируется цель его написания.
  • — Основная часть письма/ Body of the letter
  • В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
  • — Заключительная часть/ Conclusion
  • В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
  •  Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе
  • Текст начинается с обращения к адресату (addressee).
  • Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
  • Dear Mr. Robinson,
  • Dear Mrs. Seefob,
  • Dear Ms. Ching,
  • Dear Prof. Chensky,
  • После имени получателя ставится запятая.
  • Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
  • To whom it may concern,
  • Dear Sir,
  • Dear Madam,
  • Dear Sir/Madam,
  • В этом случае также ставится запятая.
  • Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
  • Dear all,
  • Dear Colleagues,
  • Dear Marketing Team,
  •  Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER

Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.

Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:

Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.

ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH

  1. Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
  2. I am writing to … — Я пишу, чтобы…
  3. I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
  4. Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
  5. Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
  6. With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
  7. This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что
  8.  Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS

  • Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
  • We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…
  • We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…

НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS

  1. Информация негативного характера вводится предельно корректно:
  2. We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
  3. I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
  4. I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
  5. I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…

ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION

Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:

We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли… Could you…? – Не могли бы Вы…?

Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам… 

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP

В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

Деловое письмо на английском: Правила и фразы для бизнес-переписки

Деловая переписка – дело тонкое, ведь в рабочих целях необходимо общаться с людьми, которых либо плохо знаешь, либо не знаешь вообще. При этом отсутствует визуальный контакт, собеседник не видит твоих эмоций, мимики и невербальных знаков, так что донести свою мысль максимально корректно становится сложнее.

Чтобы облегчить процесс написания делового письма, в этой статье мы подготовили для тебя подборку полезных правил и фраз на английском.

Правила деловой переписки на английском

Деловые письма важны для передачи информации в письменном виде. Эти письма могут служить доказательствами на случай, если в будущем возникнут споры по определенной теме.

Деловые письма являются важной частью бизнеса и должны быть написаны с особой тщательностью. Ошибки в таких письмах могут нанести ущерб репутации компании.

#1 Используй деловой тон

Непринужденный и болтливый тон сохрани для электронной почты и личных переписок — деловое письмо на английском должно быть дружелюбным, но более профессиональным.

Тон должен быть уверенным, вежливым, искренним и без дискриминационных формулировок. Если ты раньше встречался с человеком, которому пишешь, или у вас есть общий знакомый, укажи это в первых предложениях. Это поможет наладить контакт.

Читайте также:  Топ 15 Фактов О Лос-Анджелесе - Учим английский вместе

Неправильно: What's up, bro???? Saw you at the party last night! Правильно: Hello, Ryan! Nice to meet you. Our HR-manager Mary gave me your contact information.

#2 Пиши простыми словами

Постарайся изложить свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используй простой и лаконичный язык. Избегай сленга и жаргона, а вместо этого подбирай живые, активные слова и предложения. Это поможет привлечь внимание читателя.

Неправильно: The information was sent to me by John, whom we met at the conference. Правильно: John sent me the information.

#3 Структурируй всю информацию

Понимаем, что в деловое письмо на английском тебе нужно будет вложить много информации, но не забывай про структуру и логику. Попробуй сгруппировать информацию и сделать отдельные параграфы для каждой мысли. В длинном письме можно сделать даже разделы с подзаголовками. 

#4 Выделяй ключевые слова

Для читабельности и привлечения внимания удобно выделять ключевые слова другим цветом. Но обрати внимание, при выделении частей документа, которые собираешься распечатать, лучше использовать светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.

#5 Добавляй call to action

В конце письма добавь call to action. Четко сформулируй, что твоему читателю нужно сделать для достижения желаемого решения, а затем укажи, что ты собираешься делать дальше, чтобы продолжить сотрудничество.

#6 Перечитай письмо несколько раз

Ты можешь сколько угодно формулировать письмо и подбирать деловой тон, но это не сможет скрыть орфографических и пунктуационных ошибок в тексте. Поэтому прежде чем нажать кнопку “отправить” или “распечатать” обязательно перечитай несколько раз. Можно вслух или про себя, но вслух ошибки будут очевидней.

Кроме того, для написания текстов на английском без ошибок можно использовать онлайн-сервис Grammarly. Этот сервис помогает писать на английском эффективнее и выдает рекомендации касательно правильности, четкости и тона сообщения.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Виды бизнес-писем

Sales Letters — Коммерческие письма

Коммерческие письма — это наиболее распространенные форматы писем в бизнесе. Их пишут потенциальному клиенту или целевой аудитории, чтобы представить свой бизнес и побудить их к действию.

О чем следует помнить:

  • Сделай вступительный абзац интересным.
  • Включи сильный призыв к действию, в котором упоминается, что ты хочешь, чтобы клиент сделал.
  • Сделай письмо коротким и четким.

Order Letters — Письма с заказом

Письмо с заказом — это тип формата делового письма, который используется для заказа продуктов или услуг у поставщика, производителя, продавца или оптовика. Письмо с заказом может включать или не включать оплату. Обычно это обсуждается еще до отправки письма с заказом.

О чем следует помнить:

  • Четко укажи необходимые продукты.
  • Упомяни детали продукта: количество, тип продукта, ожидаемую цену
  • Укажи ожидаемую дату доставки.

Complaint Letters — Письма с жалобами

Письмо с жалобой предназначено для того, чтобы выразить недовольство продуктом или услугой. Здесь легко увлечься эмоциями, поэтому важно написать все профессионально и четко. Кроме того, если ты можешь с пониманием отнестись к получателю письма, то, скорее всего, он захочет тебе больше помочь.

О чем следует помнить:

  • Напиши письмо с четкой целью.
  • Говори резким тоном, но не грубо.
  • Сосредоточься на продукте или услуге, не используй в письме личные оскорбления.
  • Постарайся проявить сочувствие к человеку, это быстрее разрешит твою жалобу.

Apology Letter — Письмо с извинениями

Бизнесом управляют люди, и люди склонны совершать ошибки. В таких случаях бизнесу важно признать эту ошибку и преодолеть ее.

Деловое письмо с извинениями начни с признания своей ошибки. Затем искренне попроси прощения и сообщи об изменениях, которые компания внесет, чтобы избежать подобных ошибок.

О чем следует помнить:

  • Не бойся признать ошибку.
  • Добавь извинения в письме, и пусть они будут искренними.
  • Укажи исправления или улучшения, которые планируешь внести, чтобы исправить ситуацию.

Follow-up Letters — Дополнительные письма

Дополнительные письма обычно отправляются после того, как первоначальный разговор уже состоялся. Это способствует обсуждению или работает как напоминание. Такие письма обычно короткие, и в них уже есть контекст.

О чем следует помнить:

  • Письмо должно быть кратким и по существу.
  • Такое письмо пишется только после того, как обсуждение темы уже состоялось.

Networking Letters — Сетевые письма

Нетворкинг — это построение отношений с кем-то на профессиональном уровне. Хорошие сетевые письма помогают повысить имидж бренда компании.

Сетевые письма — это полуформальные письма, которые пишутся для построения официальных отношений. Сетевые письма включают в себя большое количество разнообразных писем. Например, письмо по поводу поиска работы, рекомендательные письма и информационные письма.

О чем следует помнить:

  • Придерживайся формального тона общения.
  • Письма такого типа помогают укрепить доверие и построить профессиональные отношения.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Letter of Resignation — Заявление об отставке

Заявление об увольнении — это форма делового письма, которое сотрудник отправляет в компанию. Обычно заявление об увольнении подается руководителю или в отдел кадров.

О чем следует помнить:

  • Укажи последний рабочий день
  • Объясни причину ухода
  • Сделай письмо коротким

Cover Letter — Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, к которому есть приложение, например, посылка, письмо или отчет.

Цель сопроводительного письма — дать инструкции получателю о том, что им следует делать с посылкой, а также почему продукт был отправлен. Сопроводительное письмо обычно очень четкое, краткое и написано официальным тоном.

О чем следует помнить:

  • Укажи, что прилагается к письму
  • Дай инструкции получателю по поводу крепления
  • Укажи, если необходимо предпринять какие-либо действия

В нашем блоге есть подробный гид о том, как написать сопроводительное письмо на английском, чтобы тебя приняли на работу.

Application of Job letter — Заявление о приеме на работу

Письмо с заявлением о приеме на работу отправляется в компанию начинающим кандидатом вместе со своим резюме. Он предоставляет информацию о навыках и опыте кандидата. Письмо дает кандидату возможность показать компании, что он подходит для этой роли.

О чем следует помнить:

  • Упомяни свои сильные стороны
  • Расскажи про опыт, подтверждающий, что ты подходишь для этой должности.
  • Убедись, что письмо-заявка представляет собой короткое review твоего резюме

Recommendation letters — Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо — это формат делового письма, которое выдает сотруднику компания. Это помогает сотруднику продемонстрировать свой прошлый опыт. Если сотрудник подает заявление в другое место, рекомендательное письмо поможет ему повысить вес своего заявления.

Наличие сильного рекомендательного письма помогает сотруднику при подаче заявления на дальнейшее обучение, волонтерскую работу или другие рабочие места.

О чем следует помнить:

  • Укажи, откуда ты знаешь кандидата
  • Расскажи о своем опыте работы с ним 
  • Упомяни опыт сотрудника
  • Поделись своими данными на случай, если кто-то захочет узнать больше

Структура делового письма

Официальное письмо на английском нужно писать, придерживаясь структуры делового письма или email. Итак, вот 5 элемента, про которые важно помнить во время написания делового email-письма:

Тема письма: По теме читатель с первого взгляда должен узнать о цели письма. Сделай его кратким и точным, если нужно добавь сразу же дедлайн.

Например, “Requesting Project X idea submissions — Due Jan 15”  или “Potential collaboration on TV marketing plan”.

Приветствие: Начни деловое письмо с привествия и обязательно используй двоеточие в конце имени, а не запятую, как в личных письмах. Имя указывай полностью, Mr./Ms. — использовать необязательно.

Основной текст: укажи причину, по которой ты пишешь. Установите связь с будущим читателем. Опиши решение, приведи доказательства в виде примеров и мнений экспертов. Сгруппируй информацию по абзацам или разделам.

Заключительный абзац основной части делового письма должен состоять из двух предложений. Просто повтори причину написания и поблагодари за рассмотрение твоего запроса.

  • Призыв к действию: укажи, что читателю нужно сделать после прочтения письма и добавь, что ты планируешь делать, чтобы продолжить совместную работу.
  • Подпись: подпиши деловое письмо на английском, используя формулу вежливости и свое имя.
  • Например, Yours sincerely, Daniel.

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Как начать деловое письмо на английском

#1 Приветствие

Начни деловое письмо с приветствия. Оно будет отличатся в зависимости от того, кому адресовано письмо. Вот смотри несколько примеров:

  • To Whom It May Concern — используй только в том случае, если не знаешь, кому следует адресовать business letter, пример — письмо в какое-то учреждение.
  • Dear Sir/Madam — используется при указании должности без имени.
  • Dear Mr Smith — используется при обращении по имени к мужчине.
  • Dear Ms Smith — используется при обращении по имени к женщине, не употребляй устаревшую форму Mrs.
  • Dear Prof Smith — используется для обращения к профессору с указанием его имени.
  • Dear Xu Li — если не знаешь пол получателя, нужно писать полное имя.

Обрати внимание:  

1. После приветствия должна стоять запятая, а после слова To Whom It May Concern двоеточие.  2. Восклицательных знаков в приветствиях лучше избегать.

Читайте также:  Акценты В Фильме Человек Паук - Учим английский вместе

3. Форма Mrs. считается устаревшей

#2 Вводная фраза

Обычно деловые письма начинаются двумя способами: они ссылаются на предыдущий контакт, например, телефонный разговор, встречу, предыдущую переписку; или они являются первым контактом с получателем.

В зависимости от этого можно использовать разные вводные фразы, например:

  • I am writing regarding your inquiry about… — Я пишу по поводу вашего запроса по…
  • We are writing regarding our phone conversation… —  Пишем по поводу нашего телефонного разговора…
  • In reply to your request… — В ответ на ваш запрос…
  • Thank you for contacting us. — Благодарим Вас за обращение к нам.
  • I am writing to inform you that… — Пишу, чтобы сообщить вам, что…
  • I am writing to confirm… — Пишу для подтверждения…
  • We are writing to enquire about… — Мы пишем, чтобы узнать о…
  • We are writing to complain about… — Пишем, чтобы пожаловаться на…
  • I am contacting you for the following reason. — Я обращаюсь к вам по следующей причине

Деловое письмо на английском – написание

Деловое Письмо На Английском: Как Писать Официальное Письмо На Английском - Фразы Для Business Letter - Учим английский вместе

Термин «Деловое письмо» заставляет людей нервничать. Многие люди, изучающие английский язык вторым после родного, беспокоятся, что их речь в деловой переписке не достаточно разнообразна. В этом случае нет повода для беспокойства. В реальных письмах в бизнесе используют короткие, простые предложения с легко понимаемыми словами. Чем легче прочитать письмо – тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы между предложениями, что бы они были связаны между собой по смыслу.

Обращение в деловом письме

Прежде всего, убедитесь, что Вы правильно пишете имя получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте для женщин обращение Ms., а для мужчин – Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern». Существует стандарт использовать запятую (двоеточие в Северной Америке) после обращения.

Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые наиболее часто встречающиеся способы обращения:

  • Dear Mr Gates,
  • Dear Ms Froster,
  • Dear Steve Jobs:
  • Dear Editor-in-Chief:  (главный редактор)
  • Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)
  • Dear Sir or Madam: (Уважаемые господа, употребляется в при вежливом или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также к незнакомым собеседникам, публике, аудитории)
  • Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа)
  • Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин)
  • Dear Sirs  (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.)
  • Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)

Первый абзац в деловом письме

В большинстве деловых писем обычно используется дружеское обращение в первом предложение. Вот несколько примеров:

  • I hope you are enjoying a excellent winter. (Я надеюсь, Вы наслаждаетесь отличной зимой)
  • I am appreciated sincerely your kind letter of March 2th.  (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта)
  • I met an advertisement of your company in the Internet. (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете)
  • It was a delight meeting you at the congress this year. (Для меня было радостью встретить Вас на съезде в этом году)
  • I appreciate your tolerance in waiting for a answer (спасибо за ваше терпение при ожидании ответа)

После Вашего короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:

  • I’m writing to enquire about… (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)
  • I’m interested in the position posted on your company website. (я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб сайте компании)

Деловое письмо на английском

Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недо­пониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.

Приветствие (обращение)

  • Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:
  • Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam
  • (как для замужней, так и незамужней женщины).

Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir.

Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и зло­употреблять ими не стоит.

Можно также обращаться к адресату по его должности:

Dear Professor, Dear Mr.President.

Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:

Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.

Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие

Dear Mr. Smith: .

Текст письма

Текст является основной частью письма, которая включает инфор­мацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следу­ет использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные.

Ин­формация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются оп­ределенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.

Начальные фразы письма

Благодарности

  • (We) thank you for the letter of …/dated…/ which we received… Спасибо за письмо о…/от…/ которое мы получили…
  • We are obliged for your letter of… Весьма благодарны за Ваше письмо…

Подтверждения

  • We wish to inform you that… Сообщаем Вам, что…
  • We acknowledge your letter of… Подтверждаем получение Вашего письма…
  • We are in receipt of your letter of… Мы получили Ваше письмо от…
  • We have received your letter of…  Мы получили Ваше письмо…
  • In connection with our letter of…  В связи с нашим письмом…
  • In confirmation of your cable of…/…of our telephone conversation В подтверждение Вашей телеграммы…/…телефонного разговора
  • In reply /answer/response to you letter of… В ответ на Ваше письмо…
  • With reference / Referring to our letter of …we wish to inform you… В соответствии с нашим письмом … мы сообщаем Вам, что …
  • With further reference to… Далее в соответствии с…
  • We learn from your letter that… Из Вашего письма нам известно, что…
  • We are surprised to learn from your letter that…  С удивлением прочли в Вашем письме, что…

Информация

  • Your letter enclosing /stating that… / asking us to do., has been (considered /given proper attention). Ваше письмо, включающее… / утверждающее… / с просьбой… — было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием).
  • We are pleased / glad to inform / advise you that…  Мы с удовольствием сообщаем Вам,что…
  • We have pleasure in informing / offering you… Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам…
  • You are no doubt aware that… Вам, без сомнения, известно, что…
  • Please, note that… Учтите / отметьте, пожалуйста, что…
  • We have to remind you that… Хотелось бы Вам напомнить,что…
  • Further to our letter of… Далее, согласно нашему письму…
  • We enclose a copy of a letter from… (about… / in connection with) Копия письма от…( о… / в отношении) прилагается.

Извинения

  • We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letter Просим извинения за задержку с ответом
  • Please, accept our apologies for… Примите, пожалуйста, наши извинения
  • We regret to have to remind you that… Примите, пожалуйста,наши извинения
  • We are sorry to learn from yor letter of… that… Из Вашего письма с сожалением узнали
  • We are sorry we are unable to meet your request К сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования

Связующие фразы

Связки

  • Apart from the above (said)… Помимо вышесказанного
  • Further to the above… In addition to the above В добавление к вышесказанному
  • In view of the above (said)… Учитывая вышеуказанное
  • As a matter of fact…
  • In fact… Действительно, на самом деле, фактически
  • It goes without saying… Само собой разумеется, без сомнения.
  • In this connection… В связи с этим
  • In connection with your request… В связи с Вашей просьбой
  • In connection with the above (said)  В связи с вышесказанным
  • The point is… / The matter is…  Дело в том, что…
  • In the cirumstances… При данных обстоятельствах…
  • In our opinion… По нашему мнению…
  • We believe / think / feel… Мы полагаем, нам думается…
  • First of all… Прежде всего…

Выделение какого-либо положения

  • We find it reasonable / necessary / important to note Мы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить
  • We're taking the opportunity to remind you… Пользуемся случаем напомнить Вам…

Как написать деловое письмо на английском

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой.

Читайте также:  Про Halloween На Английском - Сочинение Хэллоуин На Английском Языке - Учим английский вместе

Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Деловой английский

Здесь все как в русском — существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем.

Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст — дополнительный бонус к вашему деловому имиджу.

Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу — составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным — о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение — ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально — с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство — одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол — место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: «I am writing to you to …» и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.

По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности «Thank you for your prompt help…». Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • ШапкаВ верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.Ниже — имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему — город, страна).На три строки ниже — дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.
  • Образец письма-запроса на английском:
  • John Stewart1304 Sherman Ave.
  • Madison, Wisconsin
  • Lemann & Sons3597 43rd StreetNew York, NY 12008
  • May24, 2015
  • Dear Sirs,

Деловое письмо на английском – Business Letter in English

Даже если вы неплохо знаете английский, деловое письмо может показаться вам не самой простой задачей. Но не поддавайтесь панике, сейчас мы разберём письмо на составные части и посмотрим как оно устроено.

Начнём с формальностей (A Matter of Form)

Стоит ли соблюдать формальности при написании письма на английском? Да, это важно. Особенно, если речь идёт об официальном письме. Здесь желательно соблюсти все правила, то есть в письме должно быть приветствие, основная и заключительная части, в финале прощание и подпись (обратный адрес), здесь также может быть дополнительная благодарность.

Если же вы пишете близкому другу, или партнёру, с которым знакомы достаточно близко,
используя при этом электронную почту, то от многих условностей можно отказаться, не забывая, впрочем, об элементарной вежливости. А начинать любое письмо следует, конечно, с приветствия, поэтому с него мы и начнём.

Приветствие и обращение (Salutation and Addressing)

Если вы пишете письмо хорошо знакомому человеку, то, пожалуй, лучшим началом будет обращение по имени, например:

Dear Paul, …

В более официальном приветствии лучше использовать фамилию с дополнением Mr (читается мистер) или Ms (читается миз) , например:

Dear Mr. Stewart: …

Dear Ms. Barton: …

В этом случае слово dear переводится не как дорогой, а как уважаемый или уважаемая.
Употребление этого слова в начале письма считается правилом хорошего тона, однако оно не обязательно. Можно написать, например:

Hello, Mr. Davis.

или

Hi Josh,

Во втором случае обходимся без запятой после Hi (запятая ставится после имени), это подчеркнёт более простые отношения.

Обращение к замужней женщине Mrs или незамужней Miss считается устаревшим, так как в большинстве случаев её семейное положение нас не касается. Поэтому сейчас оптимальным считается нейтральное Ms.

  • Если вы не знаете имени и фамилии адресата, то можно написать: To whom it may concern
    Dear [name of a company or activity] Manager/Officer/Support
  • Но первый вариант выглядит слишком холодным и безразличным, а второй обращается как бы не к человеку, а к организации.
    Поэтому в большинстве случаев оптимальным можно считать вежливое и политкорректное приветствие:
  • Dear Sir or Madam,
    Или через слеш:
  • Dear Sir/Madam,

Чуть более формальный и обезличенный вариант: Greetings.

Email в службу поддержки, где вы никого не знаете, можно начать ещё проще: Hello, или Hi.

Пунктуация в приветствии: В американском английском принято ставить точку после Mr. или Ms. и запятую после обращения по имени в личном послании.

В официальном бизнес-письме адресованном американцу, после фамилии желательно использовать двоеточие, см. примеры выше.

Если же вы пишете англичанину или жителю одной из стран Европы, то лучше использовать запятую.

Основная часть (Main Part)

Основная часть заслуживает вашего особого внимания, но давать здесь какие-то советы довольно сложно, так как её содержание носит сугубо индивидуальный характер. В любом случае старайтесь излагать свои мысли чётко и внятно. Разделяйте текст на абзацы. Такой формат облегчит вашему респонденту восприятие информации.

Вопросы ответы (Questions and Answers)

Как правильно задавать вопросы и как отвечать на вопросы, в том числе и не самые приятные?
В вопросе может содержаться запрос информации или просьба, он может быть наводящим, возмущённым, а иногда и риторическим (не требующими ответа).

Старайтесь задавать вопросы как можно более конкретно, систематизируйте информацию. Если вопросов несколько, попробуйте сделать нумерованный список.

В таком случае можно ожидать, что и ответы будут даны по пунктам, а значит и разобраться с ними будет легче.

Постарайтесь быть вежливыми даже в конфликтных ситуациях, о них сейчас и поговорим.

Разрешение проблем и конфликтных ситуаций (Solving Problems)

Решать различные сложные ситуации и конфликты в письмах приходится довольно часто. Как это сделать правильно? Во-первых, нужно знать с кем вы имеете дело и исходя из этого строить переписку. Например, если у вас возникли противоречия с бизнес партнёром или подрядчиком, то постарайтесь не искать виноватых, а разберитесь в причинах проблемы и найдите способ её решения.

Если же это ваш клиент или заказчик, то главной целью вашей переписки должна стать помощь ему. И даже если вы чувствуете, что он не слишком хорошо владеет темой, войдите в его положение и объясните все как можно более подробно.

Задавайте наводящие вопросы и давайте исчерпывающие ответы. Их также хорошо оформить в виде нумерованного списка. В результате такой переписки вы получите благодарного и лояльного клиента, готового к дальнейшему сотрудничеству.

По возможности избегайте острых углов, однако если это неизбежно, то не бойтесь твёрдо придерживаться своей позиции, но всегда оставайтесь человеком.
Ниже приведён пример письма о возврате денег за товар:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector