Деловое письмо – что это такое? — учим английский вместе

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Деловая переписка на английском

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте.

  “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей.

Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер.  Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

  1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным.  Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

  1. Скажите НЕТ эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству!  Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

  1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

Формальные письма – царство клише.  В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы.  Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт.  Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

“Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе.  Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

  1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
  2. Занимаемую должность
  3. Название организации, в которой вы работаете
  4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
  5. Город и почтовый индекс
  6. Страну

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

  • September 23, 2018;
  • 23 September, 2018;
  • 23thSeptember, 2018;
  • September 23th, 2018;
  • 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Соединяем 1 и 2 пункты:

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

  • 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
  • 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

  1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине).   В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

  1. Занимаемая должность
  2. Название компании, в которой работает ваш адресат
  3. Номер дома и улица
  4. Город и почтовый индекс
  5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW

United Kingdom

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr.  + фамилия

  • Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:
  • Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern
  • Более того, существует вариант обращения по должности:
  • Dear Mr. President
  • Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:
  • Dear Alice,
  • Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая.  Например:
  • Dear Mr. Campbell,
  • I am writing to you…
  • Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:
  • Dear Mr. Campbell:
  • I am writing to you…

4. Тело письма

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

  1. Проиллюстрируем это на примере:
  2. Dear Ms. Crossley, (приветствие)

Деловое письмо на английском: как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма.

Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле.

И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

  • Адрес отправителя Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.
    • 78 Staroselskaya Street, 54Moscow, 139293
    • Russia
  • Дата
    1. Дата может писаться разными способами:
    2. 11 January, 2021 January 11th, 2021 January 11, 2021
    3. 11th January, 2021
    4. Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.
  • Адрес получателя
    • Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.
    • 34 Oxford Street, 12 London 12893
    • England
  • Обращение
    1. Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):
    2. Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор
    3. Это была шапка, которая является началом каждого письма.
  • Вступление

    Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.д.).

    Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

  • Основная часть

    Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.

    В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

    Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

  • Заключение

    Заключаем письмо вежливой фразой:

    Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

    Maggie Simpson.

Читайте также:  Підготовка До Зно З Англійської Мови - Як Підготуватися До Зно З Англійської - Учим английский вместе

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can't, don't и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

  • Письмо-жалоба
  • Письмо-запрос
  • Благодарственное письмо
  • Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water.

It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items.

After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды.

Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

Деловое письмо на английском — оформления, виды корреспонденции и образец письма

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Английский язык – это открытая дверь не только в мир путешествий, но и в сферу бизнеса. Международное сотрудничество связывает компании из разных стран, а официально принятый язык общения между партнерами, как правило, английский. Этикет бизнес общения предполагает частое использование бумажной корреспонденции, и сегодня мы рассмотрим тему о том, как правильно написать деловое письмо на английском для различных ситуаций.

Готовите ли вы заказ на продукцию, описываете собственное предложение, жалуетесь на плохое качество услуг, просите об отсрочке платежа, пишите письмо о приеме на работу или напоминание о сроках поставки– все необходимые речевые клише и образец составления таких бумаг вы найдете в данной статье.

Разновидности деловой корреспонденции

Хотя виды писем практически не влияют на формат их написания, информация о распространенных жанрах не станет лишней. К числу наиболее популярных типов международной деловой корреспонденции относятся:

  • Commercial Offer – предложение о сотрудничестве;
  • Letter of confirmation – письмо-подтверждение договоренности на английском, а также бумага, удостоверяющая получение запрошенных документов;
  • Refusal letter – вежливый отказ на полученное предложение;
  • Enquiry letter – письмо-просьба, запрос на английском о получении подробной информации или заказ выписок и документов;
  • Reply Quotation – ответ на запрос;
  • Application – заявление соискателя на доступную вакансию, резюме;
  • Acceptance – подтверждение о поступлении в ВУЗ, приёме на работу, принятии предложения;
  • Apology letters – извинительные письма, призванные искупить нанесенный ущерб или причиненные неудобства;
  • Congratulation letters – поздравления на праздники.
Читайте также:  Основы Грамматики Английского Языка - Главные Правила В Английском Языке - Учим английский вместе

Еще можно выделить благодарственные послания, жалобы, просьбы, уведомления, извещения и письмо-напоминание. Отдельного внимания заслуживают спонсорское и гарантийное письмо на английском: эти бумаги являются официальными документами.

Общие принципы составления английских писем для бизнеса

Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.

Графическое оформление

Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.

Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.

Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.

Стилистические тонкости

Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.

Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.

Структура послания

Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.

  1. Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.

Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.

Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки.

  1. Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
  2. Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.

Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

  1. По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.

Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.

Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.

Деловое письмо на английском – стандартные фразы и обороты

Официальные бумаги отличаются тем, что при их составлении используют множество канцеляризмов. Достаточно выучить пару десятков устойчивых фраз, и можно легко комбинировать готовые бланки и шаблоны бизнес писем различной тематики, даже не имея внушительного опыта и образования переводчиков. Рассмотрим примеры выражений, характерных для письменной деловой беседы на английском.

Приветствие

Как уже отмечалось, деловое письмо, написанное на английском, начинается с формального приветствия.

Помимо уже отмеченных фраз, также используется форма «Dear Mr./Miss/Mrs. + фамилия адресата». При обращении к широкому кругу лиц часто употребляют фразу «Dear Sirs» — Уважаемые господа.

В полуофициальной переписке допустимо обращение только с указанием должности. Например, письмо к редактору газеты может начинаться со слов «Dear Editor, …» (Уважаемый редактор). Соответственно, такую же форму будет содержать и ответ на полученное письмо, например, «Dear Reader, …» (Уважаемый читатель). Этот способ можно использовать в случаях, когда имя адресата достоверно неизвестно.

Вступление

При ответной переписке перед главной информационной составляющей идет небольшое вступление. Оно занимает порядка 2-3 строк и используется для следующих целей:

  • подтвердить получение письма;
  • поблагодарить за предоставленные сведения;
  • извиниться за задержку с ответом;
  • напомнить о предыдущих письмах;
  • сослаться на источник, послуживший причиной послания.

Составить вступительную часть и перевести ее на английский помогут представленные в таблице выражения.

Вступление английского делового письма
Фраза Перевод
With reference to your advertisement in… Относительно вашего объявления/рекламы в…

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В дело­вом мире пере­пис­ка игра­ет огром­ную роль. Начи­ная от ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний и закан­чи­вая пере­сыл­кой наклад­ных и сче­тов-фак­тур.

В насто­я­щее вре­мя прак­ти­че­ски вся дело­вая пере­пис­ка ведет­ся в элек­трон­ном виде, одна­ко это не отме­ня­ет обще­при­ня­тых пра­вил дело­вых писем, даже если они элек­трон­ные.

Раз­бе­рем­ся как пра­виль­но напи­сать дело­вое пись­мо на англий­ском языке.

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Business letter – дело­вое письмо

Основные типы деловых писем

  • Поздрав­ле­ние – Congratulation Letter
  • Пред­ло­же­ние – Commercial Offer – отправ­ля­ет­ся ваше­му потен­ци­аль­но­му дело­во­му парт­нё­ру с ваши­ми усло­ви­я­ми и пред­ло­же­ни­я­ми о сотрудничестве.
  • О при­ё­ме на рабо­ту — Acceptance–уведомляет вас, что вы при­ня­ты на работу.
  • Заяв­ле­ние – Application– содер­жит ваше резю­ме и пред­ло­же­ние себя в каче­стве работника.
  • Отказ- Refusal letter – дело­вой «от-ворот-пово­рот» на ваше заяв­ле­ние или предложение.
  • Жало­ба –Complaint Letter – содер­жит жало­бу или пре­тен­зии на каче­ство при­об­ре­тен­но­го това­ра или ока­зан­ных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Пись­мо-запрос– Enquiry Letter –отправ­ля­ют, когда необ­хо­ди­мо полу­чить инфор­ма­цию об услу­ге или товаре.
  • Пись­мо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, соб­ствен­но и содер­жит­ся запра­ши­ва­е­мая информация.
  • Пись­мо-бла­го­дар­ность — Thank-you letter – тут, кажет­ся, всё понятно.

Суще­ству­ет ещё огром­ное коли­че­ство видов и под­ви­дов биз­нес-посла­ний (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потре­бу­ет­ся не одна ста­тья, что­бы боль­шин­ству уде­лить внимание.

Правила составления делового письма

Пра­вил на самом деле не так уж и мно­го. Чело­ве­ку со сред­ни­ми зна­ни­я­ми в англий­ском я зыке не соста­вит тру­да его соста­вить, как бы труд­но это ни каза­лось. Самое глав­ное, что пись­мо состо­ит из бло­ков.

Эта струк­тур­ность поз­во­ля­ет быст­ро счи­ты­вать инфор­ма­цию. И здесь эко­но­мят вре­мя все и полу­ча­тель, и отпра­ви­тель. Отпра­ви­тель соби­ра­ет бло­ки воеди­но: адрес отпра­ви­те­ля, дата, адрес полу­ча­те­ля, обра­ще­ние, вве­де­ние и т. д.

А полу­ча­тель уже зна­ет где нахо­дит­ся основ­ная инфор­ма­ция и зна­ко­мит­ся с ней.

Так­же блоч­ная струк­ту­ра под­ра­зу­ме­ва­ет ряд особенностей:

  • тело пись­ма стро­ит­ся из абза­цев с оди­нар­ным отступом;
  • крас­ная стро­ка отсутствует;
  • весь текст вырав­ни­ва­ет­ся по лево­му краю.

Вто­рая осо­бен­ность состо­ит в том, что не нуж­но писать слиш­ком вити­е­ва­ты­ми фра­за­ми. Пред­ло­же­ния стро­ят­ся про­сто и лаконично.

Читайте также:  Почему многие переходят от традиционного обучения к онлайн-образованию? - учим английский вместе

Составные части делового письма

А сей­час мы раз­бе­рём, так назы­ва­е­мый, ске­лет дело­во­го пись­ма, его струк­ту­ру и рас­по­ло­же­ние элементов:

  1. Адрес отпра­ви­те­ля — в верх­нем левом углу. Если бланк фир­мен­ный, то адрес уже проставлен.
  2. Адрес полу­ча­те­ля — сле­ва, ниже адре­са отпра­ви­те­ля. Фор­мат: от мень­ше­го к боль­ше­му (Имя, №дома, ули­ца, город, индекс, страна).
  3. Дата — три стро­ки ниже адре­са полу­ча­те­ля или в пра­вом верх­нем углу. Формат:день/месяц/год. Запя­тые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Глав­ная мысль(основной текст посла­ния) – в цен­траль­ной части письма.
  • Заклю­чи­тель­ная фраза(выражение бла­го­дар­но­сти и даль­ней­ших наме­ре­ний). Заклю­чи­тель­ная фор­му­ла веж­ли­во­сти; Под­пись; Имя, Фами­лия и долж­ность отправителя.
  • Вло­же­ние – гово­рит о том, что в пись­мо вло­же­ны допол­ни­тель­ные мате­ри­а­лы (реклам­ный бук­лет или брошюра).
  • Может содер­жать пост­скрип­тум, ини­ци­а­лы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd. 34 Tverskaya street

Moscow, 121121

6th April, 2012

Mrs. Diana Ross World Treasures Inc. 100 East 24th Street Washington, 20024

USA

Dear Mrs. Ross:

Деловые письма на английском языке

Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.

Структура деловых писем на английском языке

Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:

  1. заголовок
  2. дата письма
  3. наименование и адрес получателя
  4. вступительное обращение
  5. основной текст письма
  6. заключительная формула вежливости
  7. подпись
  8. указание на приложения

В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.

Заголовок

В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.

Образец заголовка фирмы:

All communications to be addressed to the company and not to individuals

Early Bird Warning Systems

75, Carlton Street, London E. C. 4

Дата письма

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:

  1. 12th September, 2010
  2. 12 September, 2010
  3. September 12th, 2010
  4. September 12, 2010

Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.

Наименование и адрес получателя

Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):

Mr. Tom Black

Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):

Mrs. Mary Green

При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:

Miss Anna White

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется название города.

  • A-T Trade Food & Beverages,
  • 17, Canon Street,
  • London,EC3 4BR,
  • England

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

  1. Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.

  2. Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.

  3. Распространенные формулы вступительного обращения:

Dear Sirs,                  Уважаемые господа (строго официально)

Dear Sir,                    Уважаемый господин (строго официально)

Dear Mr. Black,           Уважаемый господин Блек (менее официально)

Dear Madam,            Уважаемая госпожа (строго официально)

Dear Mrs. Green,         Уважаемая миссис Грин (менее официально)

Dear Miss White,        Уважаемая мисс Уайт (менее официально)

Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:

Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black

Распространенные заключительные формулы:

  • Yours faithfully
  • Faithfully yours
  • С уважением (строго официально)
  1. Yours truly
  2. Yours sincerely
  3. Yours
  4. Искренне Ваш (менее официально)

Подпись

Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.

Деловое Письмо – Что Это Такое? - Учим английский вместе

Указание на приложение в деловых письмах на английском языке

Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.

P.S. Возможно, вам также пригодится образец резюме на английском языке с переводом.

Учимся писать деловое письмо на английском языке

Итак, представьте себе ситуацию: по работе вам вдруг нужно написать письмо на английском языке сотруднику какой-нибудь зарубежной компании. Подобное заставляет понервничать даже тех, кто вроде неплохо знает английский. В голове сразу возникает масса вопросов: «Что писать в теме письма?»; «Как обратиться к адресату?»; «Как, черт возьми, это письмо закончить?».

Don’t worry! Мы разбили типовое деловое письмо английского на 5 частей и сейчас простыми словами расскажем, как и что писать в каждой из них.

Часть 1 — Тема письма

Стоит помнить, что четко обозначенная тема сразу даст понять вашему англоязычному адресату, о чем вы хотите рассказать в своем письме и насколько оно может быть важным. Тут важно помнить, что краткость — сестра таланта и нужно всеми силами попытаться уложиться 5-6 слов.

Например, если нам вам нужно о подготовке к грядущему совещанию, то вы можете написать что-то вроде «Planning for upcoming meeting» (Планирование предстоящей встречи), а если вы пересылаете счет от своей компании и хотели бы обсудить какие-то финансовые штуки, то подойдет лаконичный «Invoice from Start2Study» (Счет от Start2Study).

Часть 2 — Обращение

Начинать текст письма вашему англоязычному адресату стоит, понятное дело, с обращения к нему или к ней. Оно пишется в первой строчке и отделяется запятой, а основной текст после него пишется уже с новой строки.

  • В качестве обращения можно использовать такие конструкции:
  • • Dear Mr. Smith, — Уважаемый мистер Смит (Обращение к конкретному мужчине)
  • • Dear Ms. Smith, — Уважаемая мисс Смит (Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней женщине)
  • • Dear Sir or Madam, — Уважаемый господин или дама (Универсальное обращение, когда вы точно не знаете, кто именно будет отвечать на ваше письмо, мужчина или женщина)
  • • To whom it may concern, — Для всех, кого это может касаться (Очень формальное обращение, которым можно воспользоваться, когда вы совсем не знаете, кто из сотрудников компании будет отвечать на ваше письмо)
  • Часть 3 — Основной текст письма

В первом абзаце вам нужно дать понять адресату, для чего вы написали ему или ей это письмо. Если вы хотите выразить сразу несколько мыслей в своем письме, то каждую из них лучше начинать с нового абзаца.

  1. Итак, начальное предложение первого абзаца вашего письма на английском может начинаться с таких вот строчек:
  2. • I am writing to inform you… — Я пишу, чтобы сообщить вам…
  3. • I am writing you to ask you… — Я пишу, чтобы спросить вас…

• I am writing you to thank you… — Я пишу, чтобы поблагодарить вас…

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector