Деловая переписка по-английски — учим английский сами

Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры

Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих. 

Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.

Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.

В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.

Как написать деловое письмо на английском?

Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.

Давайте рассмотрим это подробно. 

Внимание: Хотите преодолеть языковой барьер и заговорить на английском? Узнайте на бесплатном уроке в Москве, как наши студенты начинают говорить за 1 месяц!

1. Приветствие

Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова «Dear» («дорогой»).

Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. — «доктор», Judge — «судья», Professor — «профессор»).

Если его нет, то пишем Mr. или Ms. («мистер» или «мисс/миссис»). Только после этого идет фамилия нашего адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. and Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:

Dear Dr. Brown,Дорогой доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,Дорогой судья Корнуолл,

! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:

Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:

Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:

Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала

Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:

To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться

Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам

2. Основная часть

После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.

Основная часть письма обычно делится на три части:

  • В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
  • Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
  • В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.

Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

2.1. Часть первая — «предыстория» письма

Цель первого абзаца — сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо.

Если оно имеет «предысторию»: к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений «with reference to» («касательно…»), «with regard to» («относительно…») или «in response to» («в ответ на…»):

With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.

With reference to your enquiry…
Касательно вашего запроса…

With reference to our meeting…
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…

With reference to our phone conversation yesterday…
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…

In response to your letter of 13th December…
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…

With regard to your question about…
Относительно Вашего вопроса о…

With regard to your last e-mail…
Относительно Вашего последнего письма…

Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.

Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу «I am writing to» («я пишу, чтобы…»), чтобы назвать свою цель. Например:

I am writing to inquire about…
Я пишу, чтобы спросить о…

I am writing to request further information about…
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…

I am writing to confirm that…
Я пишу, чтобы подтвердить, что…

I am writing to apply for…
Я пишу, чтобы подать заявку на…

Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:

With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.

With reference to your enquiry I enclose the documents you've requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.

I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of…
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….

I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.

2.2. Часть вторая — детали письма

Следующий (второй) абзац — это «мясо» письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.

Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!

В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:

Could you…
Не могли бы Вы…

Would you please…
Не могли бы Вы, пожалуйста…

I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…

Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу «I would be delighted to» («я был бы рад»):

I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.

I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.

Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:

Thank you for your invitation, but…
Спасибо за приглашение, но…

Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:

Please, find enclosed…
Пожалуйста, найдите во вложениях…

Enclosed is a…
В приложениях содержится…

Enclosed are…
В приложениях содержатся…

I am enclosing…
Я прилагаю…

2.3. Часть третья — призыв к действию

Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.

We hope that you'll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.

Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.

Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.

Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:

In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

If you have any questions, don't hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.

Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:

I'm looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.

I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.

3. Заключение

Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:

Sincerely,
Искренне ваш,

Respectfully yours,
С уважением,

Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,

После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию — и письмо закончено.

А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем. 

Примеры деловых писем на английском

Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.

Ресурсы на русском с переводом:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Ресурсы на английском (без перевода):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время — пишите кратко, по делу и избегайте «воды». Успехов!

Источник: https://easyspeak.ru/blog/sovety-i-sekrety/pravila-napisaniya-delovyh-pisem-v-anglijskom-yazyke

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце.

Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

  • We are writing — Мы пишем, чтобы…
  • — to confirm … – подтвердить… — to request … – запросить… — to inform you that … – проинформировать вас, что…- to enquire about … – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason… – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

  • Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо на тему….
  • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
  • In reply to your request, … – В ответ на вашу просьбу..
  • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
  • With reference to our conversation on Tuesday… – Относительно нашего разговора во вторник…
  • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
  • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
  • I would just to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.
Читайте также:  № 28 жалуемся на плохой сервис в гостинице - учим английский сами

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

  • We would appreciate it if you would … – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
  • Could you please send me/ tell us/ let us… – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
  • It would be helpful if you could send us … – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
  • We would be grateful if you could … – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах.

Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар.

Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

  • I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
  • I am writing to express my dissatisfaction with … Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
  • I am afraid there may be a misunderstanding… — Я боюсь, возникло непонимание…
  • I understand it is not your fault, but… — Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
  • We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

  • I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
  • Unfortunately we cannot / we are unable to … — К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
  • We regret to inform you that … — Мы с сожалением сообщаем вам, что…
  • I'm afraid it would not be possible to … – Я боюсь, что будет невозможно…
  • After serious consideration we have decided to …- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

  • We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что…
  • It is our pleasure to announce that … — Имеем удовольствие сообщить, что…
  • I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
  • You will be pleased to learn that … – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

  • I regret any inconvenience caused by… Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
  • Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
  • I would to apologize for the delay /inconvenience… – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
  • Once again, please accept my apologies for … – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

  • According to our records … – Согласно нашим записям…
  • Our records show that we have not yet received payment of … – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
  • We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
  • Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

  • I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
  • Looking forward to receiving your comments, — С нетерпением жду ваши комментарии.
  • I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
  • An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

  • I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
  • We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
  • We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

  • Шутикова Анна
  • Рубрика: Английский для бизнеса

    Для комментирования необходимо войти через или .

    Источник: http://begin-english.ru/article/frazy-dlya-delovyh-pisem-na-angliyskom/

    Деловая переписка на английском. Советы эксперта

    Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями.

    Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.

    Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:

    — Вступление/ Introduction

    В этой части письма формулируется цель его написания.

    — Основная часть письма/ Body of the letter

    В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.

    — Заключительная часть/ Conclusion

    В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.

    Текст начинается с обращения к адресату (addressee).

    Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:

    Dear Mr. Robinson,

    Dear Mrs. Seefob,

    Dear Ms. Ching,

    Dear Prof. Chensky,

    После имени получателя ставится запятая.

    Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:

    To whom it may concern,

    Dear Sir,

    Dear Madam,

    Dear Sir/Madam,

    В этом случае также ставится запятая.

    Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:

    Dear all,

    Dear Colleagues,

    Dear Marketing Team,

    ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER

    Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.

    Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:

    Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.

    ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH

    Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:

    I am writing to … — Я пишу, чтобы…

    I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…

    Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…

    Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…

    With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…

    This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что

    БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS

    Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:

    We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…

    We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
    You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…

    НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS

    Информация негативного характера вводится предельно корректно:

    We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…

    I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…

    I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…

    I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…

    ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION

    Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:

    We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
    Could you…? – Не могли бы Вы…?

    Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам… 

    ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP

    В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

    We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
    Would you us to…? – Не хотели бы Вы, чтобы…?

    В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:

    We must apologize for… — Мы должны извиниться за…

    We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…

    We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
    Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…

    ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES

    Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:

    Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…

    I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…  

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS

    Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:

    Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…

    If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.

    Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.

    I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.

    We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.

    Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely» («Sincerely») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.

    В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:

    Type Formal Semi-formal Informal
    Business With gratitude,Kindest regards,Sincerely,Thank you,Regards, Best,Yours truly,Cordially,Yours respectfully,Wishing you well, Thanks,Regards,Best wishes,Take care,Until next time,

    Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,

    Sincerely,

    Angela Dooning
    Administrative Assistant

    Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:

    Мы надеемся, что рекомендации по написанию делового письма и примеры, иллюстрирующие эти правила, окажутся полезными и вы непременно воспользуетесь ими.

    Источник: https://lingua-airlines.ru/articles/delovaja-perepiska-na-angliyskom/

    Деловое письмо на английском языке: особенности написания

    В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур.

    В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные.

    У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

    Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

    Основные типы деловых писем

    • Поздравление — Congratulation Letter
    • Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
    • О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
    • Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
    • Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
    • Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
    • Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
    • Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
    • Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
    • Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.

    Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

    Правила составления делового письма

    Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков.

    Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д.

    А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

    Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

    • тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
    • красная строка отсутствует;
    • весь текст выравнивается по левому краю.

    Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

    Составные части делового письма

    А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

    1. Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
    2. Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
    3. Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
    • Приветствие (обращение), или как начать письмо.
    • Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
    • Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
    • Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
    • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

    Образец письма

    Matryoshka Ltd. 34 Tverskaya street

    Moscow, 121 121

    6th April, 2012

    Mrs. Diana Ross World Treasures Inc. 100 East 24th Street Washington, 20 024

    USA

    Dear Mrs. Ross:

    I received your address from «The Moscow Times» and would to propose you cooperation with

    our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists

    visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.

    The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

    Weoffer considerable discounts for our regular customers.

    You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

    to have an opportunity to do business with your company.

    Sincerely yours,

    Mikhail Smirnov
    Senior Manager

    Enclosure: catalogue

    Перевод письма

    Уважаемая миссис Росс,

    Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой. Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию.

    Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.

    К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

    С уважением, Михаил Смирнов

    Старший менеджер

    Приложение: каталог

    Стандартные Выражения в деловой переписке

    Обращение к партнеру по переписке

    Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

    • Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
    • Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите: Dear Mr./Ms. [фамилия],(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).
    • При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:Dear [имя],

    Тело делового письма

    В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

    • I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
    • I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
    • I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
    • I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
    • After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
    • With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
    • I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
    • Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
    • Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
    • In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
    • Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
    • In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
    • Could you possibly… — Не могли бы Вы…
    • I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
    • With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…

    Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

    • Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
    • I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
    • I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

    Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

    • I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
    • You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
    • We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

    Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

    • Unfortunately, … — К сожалению, …
    • We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
    • I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

    Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

    • Would you me to…? — Если Вы хотите, я мог бы…
    • I would be happy to… — Я с радостью…
    • I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…

    Заключительные фразы делового письма

    • Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
    • Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
    • Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
    • I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
    • Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

    Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

    • I am enclosing… — Я прикладываю…
    • Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
    • Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

    Окончание делового письма

    Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

    • Yours faithfully, [имя]
    • Yours sincerely, [имя]
    • Best wishes, [имя]
    • Best regards, [имя].

    Аббревиатуры при написании писем

    • asap = as soon as possible — как можно скорее
    • enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
    • ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
    • pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
    • RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.

    Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

    Видео — Деловое письмо на английском.

    Источник: https://EnglandLearn.com/blog/delovoe-pismo-na-anglijskom

    Деловая переписка на английском языке

    Языковой уровень Pre-Intermediate (А2)Intermediate (B1)Upper-Intermediate (B2)Advanced A (C1)Advanced B (C2)

    Кол-во академических часов
    от 60 ак.ч.

    ЦенаИндивидуально

    В бизнес-сообществе успех во многом зависит от умения вести деловые переговоры — как в устной, так и в письменной форме. Деловая переписка — одна из важнейших составляющих бизнес-деятельности. Профессиональную компетентность сотрудника любой крупной компании характеризует умение правильно составить деловое письмо на английском языке.

    Необходимость специального курса, посвященного бизнес — переписке, обусловлена двумя причинами. Во-первых, деловое письмо обладает своей спецификой, оно должно соответствовать целому ряду требований.

    Для разных видов корреспонденции (например, письмо-предложение, запрос, заказ, рекламное письмо, рекламация и т. д.) эти требования неодинаковы.

    Во-вторых, правила деловой переписки в русском и англоязычном бизнес-сообществах во многом различны.

    С учетом этих особенностей и создан курс «Деловая переписка на английском» (Business writing). Он позволяет учащимся в оптимальные сроки приобрести знания и навыки, необходимые для успешного общения в письменной форме.

    Программа включает такие необходимые компоненты, как:

    • виды и жанры деловой переписки;
    • стандартное деловое письмо, его структура (реквизиты, обращение и т. д.);
    • клише и выражения деловой корреспонденции;
    • специальная лексика, терминология;
    • сокращения, принятые в деловой переписке;
    • особенности англоязычного эпистолярного жанра в сравнении с русскоязычным;
    • различия между британским и американским стилем в оформлении деловой корреспонденции;
    • знакомство с образцами жанра.

    Слушатели курса могут сразу же на практике реализовать приобретенные ими теоретические знания и услышать комментарий специалиста.

    Обучение деловой переписке ведется с учетом сферы деятельности компании в общем и специфики профессиональной деятельности сотрудников в частности. Часть иллюстративного материала — реальные деловые письма — предоставляют сами слушатели. Это делает программу «Деловая переписка на английском» максимально приближенной к требованиям и потребностям клиента.

    Методологической основой курса является коммуникативный подход к обучению (Communicative Approach), главное достоинство которого — неразрывная связь приобретаемых знаний с жизненными ситуациями, их практическая ценность.

    Заказать бесплатный показательный урок

    Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время

    Источник: http://www.BKC.ru/corp_learn/english/business/correspondence/

    Правила деловой переписки на английском языке

    Сегодня вряд ли можно представить себе офис, в котором сотрудники не должны вести деловую переписку с партнёрами или даже с зарубежными сотрудниками фирмы. Так что, знать тонкости ведения переписки на английском языке просто необходимо. Итак, какие же это правила?

    1) В первом письме всегда обращайтесь к человеку официально. Для этого Вы можете использовать следующие фразы:

    Dear John/ Mr./Ms. Smith – Дорогой Джон/ Мистер/ Миз (это обращение к женщине, когда Вы не знаете, замужем она или нет)

    Hello Mr. Smith – Здравствуйте, мистер Смит

    Если Вы не знаете имени человека, к которому пишете письмо, то более-менее допустимым будет обращение:

    Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр/мадам

    Правда, как советуют профессионалы, намного лучше поначалу узнать имя человека, к которому Вы обращаетесь.

    2) Мы привыкли после обращения к человеку ставить восклицательный знак и для нашей культуры — это нормально. Обращение к славянскому коллеге выглядит примерно так: Добрый день, Вадим Петрович!

    В английском языке использование восклицательного знака чаще всего означает крик, будто Вы обращаетесь к человеку, у которого проблемы со слухом.

    Так что, если Вы не хотите, чтобы о Вас так подумали, то тогда будет намного лучше, если Вы обратитесь без восклицательного знака.

    Какие же знаки препинания ставить? На этот вопрос есть два ответа — запятую после полного обращения (это будет не слишком чопорно и такой символ используют чаще всего):

    Dear John,

    HelloMr. Smith,

    Второй вариант — двоеточие (что считается слишком официальным и используется при обращении к президенту или другому высокопоставленному лицу):

    Dear Mr President:

    3) Представьтесь в самом начале, если это Ваше первое письмо. Ведь со знакомыми людьми мало кто общается. Ваш адресат должен знать с кем он имеет дело.

    I am Kevin Malcovich, a technical engineer from IRTV. – Я Кевин Малкович, технический инженер из компании IRTV.

    Если это не первое письмо, то обязательно следует человека за что-то поблагодарить:

    Thank you for your quick response. – Спасибо за быстрый ответ.

    Thank you for your message. – Спасибо за Ваше сообщение.

    Thank you very much for sending me the catalogue. – Спасибо за то, что отправили мне каталог.

    4) Обязательно следует указывать цель обращения к тому или иному человеку. Дайте ему сразу же понять, зачем ему читать Ваше письмо.

    One of our partners told us that you sell high quality electronics. Since our current equipment is quite old, we would to discuss with you a possibility to purchase 10 professional video cameras.

    – Один из наших клиентов сообщил нам, что Вы продаете технику высокого качества. Поскольку наше оборудование достаточно старое, мы хотели бы обсудить с Вами возможность покупки 10 профессиональных видеокамер.

    5) В теле письма чётко указывайте условия и что конкретно Вам необходимо. Как правило, тело письма не должно состоять более чем из 3 абзацев.

    Could you please send us the catalogue with your production so that we can select necessary cameras? I would also be grateful if you could provide us with the pricelist of your production and explain to me the procedure of the products' purchase. – Вы могли бы прислать нам каталог с Вашей продукцией, чтобы мы могли выбрать нужные нам камеры? Я также был бы Вам благодарен, если бы Вы могли предоставить нам прайс на Вашу продукцию и объяснить мне процедуру закупки товаров.

    Обратите внимание, что просьбы, как правило, выражаются при помощи слова could/can. Они смягчают просьбу и делают её не сильно навязчивой. Но не стоит перебарщивать с её использованием, комбинируйте использование could/can с выражением would .

    6) Поблагодарите человека за внимание к Вам или за будущее выполнение Ваших просьб.

    Thank you for your time. – Спасибо за Ваше время.

    Thank you in advance. – Заранее спасибо.

    7) Обязательно используйте подпись, в которой следует указать:

    Ваше имя и фамилию: Ivan Ivanov

    Должность: Technical Engineer

    Компанию: IRTV

    Контактную информацию: email, telephone

    На сайте моей Школы английского, Вы найдете много полезных бесплатных материалов, которые помогут Вам в изучении английского языка: http://www.enrucafe.com

    Источник: http://enrucafe.blogspot.ru/2011/11/blog-post_19.html

    Как написать деловое письмо на английском за пару простых шагов

    Упоминать то, что адресат и так уже знает, в письме — это дурной тон. Лучше сообщите ему что-то новое.

    Зигмунд Фрейд

    Это отличный совет для тех, кто ведет деловую переписку, особенно на английском. Во время создания курса бизнес-английского для нашей новой платформы носители языка дали дельные советы и подсказки, чтобы успешно написать деловое письмо, которыми мы и поделимся с вами в этой статье.

    Однако прежде чем перейти к самим советам и фразам из писем, давайте усвоим несколько простых правил:

    • всегда указываем тему письма (Re: Business offer from Microsoft, например, вполне сойдет);
    • пишем вежливо и по делу с самого начала (иначе никто не дочитает сообщение до конца);
    • меньше тем в одном письме (можно вообще сделать связку «одна тема — одно письмо»);
    • избегаем сложных времен и конструкций (пусть лучше будет просто и понятно, чем красиво и размыто или даже неверно);
    • соблюдаем структуру (приветствие, главная часть и заключение);
    • если просто отправляем файл, то пишем к нему хотя бы пару предложений («Здравствуйте, вот отчет за май, если будут вопросы — с радостью отвечу!»).

    Чтобы верно написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, сохраните в закладки следующие сайты:

    — неплохой ресурс, который проверит ваше сообщение на предмет ошибок в грамматике, лексике, пунктуации и в зависимости от диалекта. Есть также функция автоматического внесения правок, кроме того, можно вносить текст напрямую на сайте без загрузки отдельных файлов;

    — здесь есть возможность загрузить документ или вставить текст напрямую на сайт и проверить наличие ошибок в написании, уровень плагиата, а при загрузке файла можно выбрать тип документа, чтобы ошибки исправлялись более точно;

    — больше расширение для браузера, чем отдельный сайт. Сервис поможет вам сразу же находить ошибки в предложениях, которые вы пишете в любом из сообщений.

    А теперь перейдем к полезным фразам и советам написания делового письма.

    Приветствие

    Оказывается, даже незнакомые люди нам очень дороги, поэтому британцы и американцы сразу так и обращаются к тому, с кем впервые начинают формальное общение:

    Dear Sir or Madam — вот фраза на случай, если вообще неясно, кто наш адресат (в смысле, мадам или месье).

    Скажем прямо — это большая редкость или простая лень так обращаться к человеку, ведь сейчас все можно найти в социальных сетях, поэтому подобный секретный прием применяем только, когда реально не нашли никаких имен.

    Если все титулы и имена известны, начинаем сообщение так:

    Dear Mr. (или Ms.) и фамилию нужного нам человека (можно и имя, если хотите). Например, Dear Ms. Jamie Adams.

    Кстати, Dear Mrs. нам подходит только, если мы наверняка знаем, что наш адресат замужем, поэтому не рискуйте и просто пишите Dear Ms. Даже замужняя леди не обидится, ведь Ms. показывает лишь принадлежность к женскому полу.

    Основная часть

    Не теряем время и сразу признаемся, зачем потревожили человека:

    I would to или I am writing to — пишу вам, чтобы …

    Например, I would to find out about your partner program — Пишу, чтобы узнать о вашей партнерской программе.

    Если у вас какая-то просьба, можно сказать так:

    I would appreciate if или would be grateful if… — буду очень благодарен или благодарна, если…

    К примеру, I would appreciate if you let us take part in your conference. — Буду очень вам благодарна, если вы позволите нам принять участие в вашей конференции.

    Когда мы сами предлагаем помощь, можно начать таким образом:

    I would be happy или pleased to — буду рад(а) что-то для вас сделать.

    I would be pleased to do a research for you. — Буду рад провести для вас исследование, например.

    А если так вышло, что вы пишете ответ и не можете помочь человеку в его просьбе, используйте подобные фразы:

    unfortunately или I regret that, I am afraid that — это все выражает сожаление в стиле “дело не в тебе, дело во мне”.

    Если, к примеру, не можете написать для кого-то статью — Unfortunately, I can not write the article for you.

    Кстати, когда вы пишете от лица всей компании, лучше везде упоминать местоимение we:

    Unfortunately, we can not write the article for you.

    И еще, чтобы показать максимум вежливости, часто дописывают подобную фразу: Please, let me know if you need more information — Пожалуйста, дайте знать, если понадобится больше информации.

    Либо что-то в духе We look forward to hearing from you — Ждем с нетерпением вашего ответа.

    Заключение

    Тут тоже есть разделение на знакомых нам и незнакомых. Yours sincerely (искренне ваш) подходит для известных нам личностей, а yours faithfully (тоже искренне ваш) — для неизвестных. Сложно, да? Пишите тогда best regards или best wishes (с наилучшими пожеланиями или с уважением), ведь так можно писать всем.

    На случай, если нужно вести переписку через мессенджеры или Skype, уровень формальности уже ниже и можно опустить всякие best regards, sincerely и dear mister president. Все остальное пишем также вежливо и красиво.

    А если вам доведется общаться с коллегами совсем неформально, запомните следующие сокращения:

    • CU — see you — увидимся;
    • cuz — because — потому что;
    • thx — thanks — спасибо;
    • RUOK — are you okay? — Ты в порядке?

    А если пришлют что-то совсем смешное, можно ответить так:

    • lol — laughing out loud — ржунимагу;
    • LMAO — laughing my ass off — так смешно, что я пацталом.

    Все, теперь наша совесть чиста, ведь мы подготовили вас практически к любому сценарию переписки с иностранными коллегами и партнерами. Осталось только не стесняться и написать первыми!

    Источник: https://delovoymir.biz/kak-napisat-delovoe-pismo-na-angliyskom-za-paru-prostyh-shagov.html

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector