Деловое письмо – что это такое? — учим английский сами

Как написать деловое письмо на английском

Деловое письмо – что это такое? - учим английский сами Курсы Вебинары Форум Блог Тесты Карьера

  • Главная
  • Курсы
  • Вебинары
  • Форум
  • Блог
  • Тесты
  • Карьера
  • Помощь

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.08 мая 2018Geek Brains20971115

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

  • Wouldn't — would not
  • I’m — I am
  • I’d to — I would to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

  • Mr — обращение к мужчине;
  • Mrs — к замужней женщине;
  • Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
  • Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

  • I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о…)
  • In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
  • Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
  • I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
  • I received your address from… and I would to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
  • Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

  • Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
  • I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
  • If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
  • Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
  • Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
  • Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
  • I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

  • Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
  • Attached to the letter is… (В приложении к письму есть…)
  • Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter. I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company's success. Looking forward to your answer. Yours sincerely,Jack White Дорогой мистер Блэк, В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму. Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании. Искренне Ваш,Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Источник: https://geekbrains.ru/posts/business_letter_english

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях.

Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.

Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами.

Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы.

Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.
Читайте также:  О хобби на английском - учим английский сами

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие(обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые Господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely, — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО.

Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность).

Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Источник: http://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html

Тонкости написания деловых писем на английском

В этой статье вы найдете образец делового письма на английском и понятные правила о том, как вести деловую переписку с англоязычными бизнес-партнерами.

Переписка осталась актуальной после появления телефона и мессенджеров. Без деловых писем не обходятся ни корпорации, ни малые предприятия.

Весь мир использует корреспонденцию на английском языке как универсальном и самом удобном.

Поэтому, если вы нацелены вести дела с иностранными партнерами или получить должность в международной компании, вы должны знать, как написать деловое письмо на английском.

Теоретически, если вы не уверены в своих силах, можете облегчить себе задачу и сделать перевод делового письма на английский с русского. Но, во-первых, учить английский все равно нужно.

А во-вторых — мы сделали для вас образец делового письма на английском языке, так что просто используйте этот универсальный шаблон в своей переписке.

И прочтите эту статью — в ней мы тоже рассмотрели особенности деловых писем англоговорящим адресатам .

Особенности делового письма на английском языке

Структура — вот что отличает дружескую переписку от делового письма. На английском языке и не только вы не можете поставить содержание превыше композиции. В целом структура делового письма на английском, русском и любом другом языке похожа.

Вы можете заметить это, переводя бизнес-переписку с английского на русский и/или обратно. Эти правила сложились не случайно. Они являются маркерами делового стиля, позволяют продемонстрировать уважение к адресату и свести к минимуму возможные недопонимания.

Вот почему крайне нежелательно нарушать перечисленные ниже правила:

  1. Полное имя отправителя и его координаты (название компании, адрес) указываются в левом верхнем углу листа. Кстати, в этой статье проверьте правильную транслитерацию русских ФИО на английском языке.

  2. Имя и фамилия адресата пишутся с новой строки. Здесь же указывается название компании-адресата.

  3. В правом верхнем углу письма помещается дата создания и отправки письма.

  4. Текст письма должен разделяться на абзацы по смыслу и для удобного восприятия. Красная строка перед абзацами не используется.

  5. Причина обращения, она же зачастую является главной мыслью, — это подходящее начало делового письма на английском. Например: «I am writing to you to …» или другая фраза с подобным смыслом.

  6. Дальше, в основной части письма, излагается остальная информация (конкретика, описания, обстоятельства, условия и т.п.). Предложения — короткие, стиль — лаконичный.

  7. В конец текста ставятся формальные слова благодарности и прощания. Такие как:  «Yours faithfully» или “Thank you for your help».

  8. Перед тем, как закончить деловое письмо, желательно поставить собственноручную подпись. Разумеется, это правило не учитывается, когда вы пишете электронное письмо на английском.

  9. Полное имя автора и должность повторяется в самом конце письма, после отступа в 2-3 строки.

Эти условия соблюдаются в письмах с переводом и без перевода, независимо от содержания и назначения. Если вы не знаете, как писать на английском запрос, обращение, информационное сообщение бизнес-партнеру, предложение сотрудникам — можете смело использовать эти заготовки. Те же правила переписки действуют и в том случае, если нужно написать ответ на деловое письмо, адресованное вам.

Пример делового письма на английском

Каждому, кто сталкивается с рабочей перепиской, желательно знать деловой английский, чтобы не тратить время на поиск и/или перевод каждой отдельной фразы. Полезную информацию об изучении делового английского мы обсуждали в этой статье. Но если вам впервые придется написать деловое письмо на английском языке, то используйте этот шаблон в качестве примера.

Это пример делового письма, автор которого сообщает адресату о своем прибытии. В шаблоне соблюдены все формальности и в то же время послание осталось лаконичным, информация в нем изложена кратко, но очень вежливо. Это отличный образец деловой переписки. Давайте посмотрим, какой ответ получил Стивен на свое письмо.

Начало второго письма отличается — оно короче и проще. Это вполне допустимо, если вы пишете ответ на письмо, и/или если переписка ведется между хорошо знакомыми между собой представителями компаний.

Этикет и определенные формальности важны в деловой переписке на английском. Но их легко освоить, если пользоваться шаблонами писем и нашими подсказками. Чтобы углубить свои навыки деловой корреспонденции, прочтите предыдущую статью на эту тему . И не забывайте, что в любой переписке главное — это вежливость, корректность, и соблюдение интересов обеих сторон.

 

Источник: https://enguide.ru/magazine/tonkosti-napisaniya-delovyh-pisem-na-angliyskom

Скачать книги Деловой корреспонденции на Английском, резюме по прямой ссылке бесплатно в Pdf формате

Обзор книг по Деловому английскому, которые можно Скачать в PDF формате.

Иногда в нашей работе приходится вести беседу с бизнес партнерами или писать им письма (или резюме) на английском языке. И от сути написанного часто зависит: будет ли ответ для нас положительным или наоборот.

Ведение переговоров на этом языке – дело, требующее определенных навыков, а том числе и составления деловой корреспонденции, составления резюме и прочего.

Очевидно, что в последние годы умение правильно изъясняться на бизнес английском считается огромным преимуществом сотрудников и руководителей компаний. Мы не говорим о тех случаях, когда условия ведения дел требуют вашего непосредственного присутствия в зарубежных странах.

Английский является языком международного общения, и везде, в любой стране мира, умение говорить на нем на много облегчит задачу преодоления языкового барьера. Особая роль, конечно, отведена BUSINESS ENGLISH.

Читайте также:  Базовый уровень владения английским языком: с нуля и до a2 - учим английский вместе

Знание делового английского играет одну из ведущих ролей

Рекомендуем быть практичней и учить грамотный английский на специальных курсах, таких как эти. Ведь, правильное и качественное смысловое послание — это как раз то средство, которое проложит путь от ваших возможностей к потребностям зарубежных партнеров.

Представляем вам подборку из 8 книг для составления письменной корреспонденции в сфере Делового английского или Business ENGLISH,  пособия по переписке и РЕЗЮМЕ. У нас вы можете скачать их по прямой ссылке в формате PDF.

КНИГА ПЕРВАЯ

Business письмо на английском.

 F.W.King  and  D. Ann Cree  «English Business letters»- Оригинальная книга о коммерческой корреспонденции на английском языке.

В основном используется как отличное пособие по деловой переписке.

Скачать по прямой ссылке PDF 30.78mb

КНИГА ВТОРАЯ

Деловая корреспонденция на английском языке

«Letter Writing Handbook» -Пособие по составлению писем.Включает более 250 вариантов писем разной тематики и стилистического оформления. 
Пособие для конструирования деловых писем в правильном стиле, а также дружеской переписке на английском языке.

Скачать по прямой ссылке PDF 2.3mb

КНИГА ТРЕТЬЯ

Письмо на английском языке.

Название:Сборник. Сто семьдесят две страницы Писем по-английски, помогут практически во всех видах переписки: с друзьями, коллегами, партнерами по бизнесу, да и в обычных жизненных ситуациях.

Скачать по прямой ссылке PDF 17.9mb

КНИГА ЧЕТВЕРТАЯ

ДЕЛОВОЕ общение по-английски.

Название: Пособие по деловому английскому в сфере гостиничного бизнеса. Авторы: Киселева  и  Воробьева.

Скачать по прямой ссылке PDF 9.9mb

КНИГА ПЯТАЯ

 Резюме на английском языке.

Название:Gallery of Best Resumes.
Одна из лучших книг по составлению вашего резюме. В книге рассмотрены примеры его составления различных профессий и уровней.

Скачать по прямой ссылке PDF 14.26mb
Скачать по прямой ссылке PDF 7.83mb

КНИГА ШЕСТАЯ

Бизнес переписка на английском

 Уолден Дж. К.   Название: Библия деловых писем на английском языке:Особое внимание письмам на электронную почту,  факсовым сообщениям.

Признанный мировой PR-щик и тренер по коммуникации, автор Джон УОЛДЕН представил свою книгу как справочник для практиков ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ.

Скачать по прямой ссылке PDF 1.69mb

КНИГА СЕДЬМАЯ

ДЕЛОВАЯ переписка

Прекрасное практическое пособие от оксфордского издания по деловой корреспонденции для тех, кто изучает или работает в различных направлениях, в том числе торговлю и менеджмент—. Company to Company / A task-based approach to business emails, letters and faxes in English 

Скачать по прямой ссылке PDF 17.00mb
Скачать по прямой ссылке PDF 17.00mb
Скачать по прямой ссылке PDF 8.9mb

КНИГА ВОСЬМАЯ

ДЕЛОВАЯ переписка 

Авторы:Carey J.A., Dugger J.

Название:Business Letters for Busy People
Деловые письма для деловых людей. 
Учебник. 2002 года издания

Скачать по прямой ссылке PDF 1.69mb

Спасибо за внимание.

Представим на секунду: Специалисты компании N. проделали огромный труд. Участвуя в тендере, подготовили важный проект для известного зарубежного заказчика. Приходилось много и усердно работать (иногда без сна). В конце концов, все было сделано.

В процессе презентации, переговорщики не смогли деликатно и в то же время убедительно, парировать легкую критику партнеров. Как же так? Ведь проект интересный и привлекательный, да и речь на русском языке звучит уверенно и убедительно. И представителя в компании N.

Обаятельные и коммуникабельные, и английский в школе и университете учили… правда, часто больше в обычном разговоре его использовали( И вот. заказ получает конкурент. И хотя его продукт не такой перспективный как в компании N. Умелое ведение переговоров, уместные и этичные высказывания на английском сделали своё дело.

Получается, мало иметь товар, надо уметь его продать. А в таких случаях знание делового английского играет одну из главных ролей.

Источник: http://gomelenglish.org/publ/skachat_knigi_delovoj_korrespondencii_na_anglijskom/1-1-0-1

Как составить деловое письмо на английском?

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма – это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Приветствие

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam – обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) – обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr – это обращение к мужчине, Miss – к незамужней женщине, Mrs – к замужней, Ms – к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Важно: не пишите никогда полным словом Mister, Mistress – только в сокращении (Mr, Mrs)!

Dear Mr John – обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick – обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя).

Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть 🙂 Если вы точно знаете, что адресат – замужняя женщина, можно смело указывать Mrs.

А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

Ссылка на предыдущий контакт

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Thank you for your message. – Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… – Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… – в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… – В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … – В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… — Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… — В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… — Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… — Нам было приятно получить ваш запрос…


Причины обращения

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… — Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… — Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… — Мы подтверждаем, что …

We would to clarify… — Мы бы хотели прояснить…

We kindly ask you to… — Мы любезно просим вас…

I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

This is to confirm … Для подтверждения …

We hereby inform you … Настоящим уведомляем вас …

Завершение письма

Это – ваша коронная фраза.

As always, if you have any questions, please send them directly to me. – Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

If you have any questions feel free to contact me. /Should you have any questions, please feel free to contact me directly – Если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне/ прямо ко мне, пожалуйста.

Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь без колебаний (дословный перевод).

Thank you and I am looking forward to hearing from you. – Спасибо и жду ответа от вас.

Thanking in advance. – Заранее благодарю.

Please contact us again if we can help in any way. – Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.


Подпись, или формула вежливости

Остался последний штрих. В русских официальных письмах всё заканчивается стандартно: «С уважением, …». В английском языке принято говорить «искренне Ваш». Но на русский язык, в соответствии с этикетом, придется перевести все равно как «с уважением».Yours faithfully,

С уважением, … (если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam)

Yours sincerely,
С уважением, … (если имя Вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs)

Если же вы общаетесь с человеком достаточно давно и обращаетесь к нему в письме по имени, то уместно использовать любой из следующий вариантов (перевести можно как «с наилучшими пожеланиями»):

Best wishesKind regards, 

Warmest regards.

За сим – прощаюсь.

Kind regards,
iLoveEnglish.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Источник: https://iloveenglish.ru/stories/view/kak_sostavit_delovoe_pismo_na_anglijskom

Elf-English.ru

А знаете ли вы как правильно писать деловое письмо на английском языке? Не те старинные правила, которым нас учили в университете и школе, а современные, которым придерживаются и пользуются носители английского при написании деловых email?

Сегодня нам бы хотелось поделиться отзывом-рецензией о книге-новинке от издательства “Альпина Паблишер” – “Kind Regards. Деловая переписка на английском”.

Автор книги – Дон-Мишель Бод (Baude Dawn-Michelle) – специалист по коммуникациям,писательница, журналист, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue.  C 2000 года работает в IBM Corp. консультантом по письменной коммуникации.

Преподавала в университетах Египта, Рима, Парижа. С 2011 живет в Лас Вегасе. Обладает степенями MA, MFA, DEA и Ph.D. in English.

Кому будет полезна эта книга? Сюрприз!

В первую очередь хочется отметить, что название оригинала книги “The Executive Guide to Email Correspondence”. Поэтому для меня остается загадкой, почему издатели при переводе совсем упустили из виду то, что книга посвящена именно электронной переписке. Я бы назвала ее “Оперативный Гид по деловому email на английском”.

Она, для вас, если вы:

  • хотите продвинуться по службе. В книге неоднократно подчеркивается важность владения умением правильно писать письма – грамотно, четко, коротко, по делу, вежливо и так, чтобы получить желаемый эффект. Даются конкретные примеры на всевозможные случаи. Такие типы писем как запрос информации, сопроводительное письмо, уведомление о собрании, резюме совещания, подтверждение устных договоренностей, просьба об особом отношении, просьба о повышении, отсутствие на рабочем месте (из-за отпуска), просьба о переводе в другой отдел, увольнение, проблема в офисе, благодарность за бонус, ответственность за ошибку, исправление ошибок, потерянный документ, Как спрятать неприятную информацию в email,
  • желаете сохранить хорошие отношения с коллегами. Такие письма как  написать сообщить об ошибке коллеги, как утешить коллегу, как выразить соболезнования, как пожелать скорейшего выздоровления, как поздравить с личным торжеством, как поблагодарить за помощь, как попросить о поддержке, как отказаться от участия, выразить извинения, сообщить об изменениях корпоративных принципов, призвать к коллективным усилиям.
  • ведёте деловую переписку. Даже если вы пишете деловые письма только на русском, вам может она пригодиться, так как написана она (та-дам!) на русском языке (на английском даются только примеры писем и фразы). Даются психологические приемы, которые помогут вам вести успешную коммуникацию в бизнесе. Такие типы писем как – подтверждение заказа, объявление тендера, ошибки при выставления счета, просьба предоставить кредит, отказ предоставить кредит, изменение условий, приглашение на день открытых дверей, представление преемника, самопрезентация – письмо потенциальному клиенту, скидка для сотрудников компании, целевая реклама нового продукта, анонс нового продукта, содействие в маркетинге и др.
  • руководите бизнесом. В книге также даются советы, как общаться с подчиненными, делать выговор и поощрение, написать рекомендацию,  как мотивировать сотрудника, налаживать связи с деловыми партнерами, вести сделки и контракты, урегулировать споры, решать юридические вопросы, как регулировать обучение сотрудников, как бороться со слухами.
  • изучаете английский. Множество примеров деловых писем на английском, правила делового письма на английском, фразы для деловой переписки на английском языке, какие правила пунктуации в email на английском, какие времена английского глагола используются, а каких форм глагола лучше избегать; какие военные и спортивные идиомы используются в деловых письмах на английском;  какие фразы стали устаревшими, какие считаются оскорбительными; когда нужно прибегать к личным местоимениям, а когда лучше воздержаться, структуры предложений, структуры планов писем в зависимости от их типа – всё это и многое другое вы найдете в книге.
Читайте также:  Смысловая важность наречий в английской речи - учим английский сами

Основное достоинство книги

Книга имеет четкую, понятную структуру, что делает ее приятной и легкой для чтения.

11 тематических глав, которые на реальных примерах знакомят нас с правилами написания более 60 деловых email на английском.

Автор рассказывает о каждом типе письма  по определенной схеме:

  1. Образец делового письма на английском на конкретную тему из реальной практики.
  2. Инструменты – комментируются стилистические и психологические моменты письма.
  3. Сетевой этикет – даются правила деловой переписки на английском языке для данных ситуаций.
  4. В серых рамочках даются отдельные советы на полях.
  5. Варианты – Фразы для деловой переписки на английском языке – как написать одно и то же несколькими способами.

Книга чрезвычайно удобна и тем, что если у вас возникнет необходимость написать какое-то конкретное письмо – вы можете просто открыть соответствующую страницу и воспользоваться образцом и фразами. Сам автор книги неоднократно повторяет, что этими примерами можно пользоваться, переделывая их под себя, что это не будет являться плагиатом.

В конце книги вы найдете некое обобщение всех правил и рекомендаций про особенности английского email (как писать деловые письма, чтобы они были действенными и лаконичными), структуру предложений и каждого вида письма, методы проверки и правки писем, пунктуацию в письмах.

Главные мысли книги

Есть некоторые тезисы которыми пропитана вся книга.

  Возможно, для кого-то будет неожиданностью узнать, что английский e-mail отличается от литературного языка, и уж тем более он далек от витиеватых фраз деловых бумажных писем, которым нас учат в университетах и на курсах – они устарели и вызывают лишь раздражение. Английский в деловой переписке ближе к разговорной речи, нежели учебникам. Лаконичность – его основная черта. Поэтому тем, кто пишет e-mail на английском нужно соблюдать ряд правил. Вот некоторые из них:

  • Главную мысль письма нужно сообщать сразу же – в первом предложении или абзаце. Лишь за тем переходите к подробностям. Получатель письма должен понять сразу же, чего вы от него хотите.
  • Будьте лаконичны. Пишите короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее, сказуемое, дополнение). Ваше письмо целиком должно умещаться на экране монитора. Короткие слова воспринимаются проще длинных.
  • Чем проще – тем лучше. Избегайте длинных формальных фраз, сложных конструкций, которые вы выучили в школе или на курсах. Если они не несут полезной информации – они не нужны в деловом e-mail. Только отнимают время. Многословные послания менее убедительны нежели несколько продуманных фраз. Вежливость осталась, а вот парадный мундир email ни к чему.
  • Минимум слов обеспечивает максимальную отдачу. Не нужно слишком много деталей. Абзацы пишите в порядке значимости.
  • Не кажитесь подростком! Молодежный сленг, интернет сокращения, смайлики и текст заглавными буквами, обилие вопросительных и восклицательных знаков  – это плохой тон.
  • Делайте акцент на плюсах, а не проблемах. Начинайте с положительных моментов. Припрячьте негатив подальше – в придаточное предложение 4 абзаца. Сообщая скверные новости, сохраняйте позитивный тон. Излагайте свежие данные без извинения. Сообщая плохие новости, сообщите план действий. Дайте контакты того, что решит проблему.
  • Все делайте сразу.  Покажите, что дорожите отношениями. Уезжая в отпуск, предупредите коллег по email заранее, что не сможете отвечать на email.  Благодарите сразу. В англоязычном мире печатное слово ценят больше устного, особенно когда дело касается благодарности. Не откладывайте извинения. Признайте, что были не правы. Не обороняйтесь, а благодарите за информацию.

Слабые стороны книги

У данного издания есть и свои минусы. По крайней мере, на мой взгляд, есть несколько моментов.

  1. В оглавлении книги обозначены только названия 11 глав и номера страниц, тогда как каждая глава имеет еще 4-6 подтем с примерами и разборами разных видов деловых писем. Было бы гораздо удобнее, если бы все они были перечислены сразу в содержании.
  2. При переводе названия книги на русский язык почему-то упустили из виду, что книга посвящена именно деловой переписке на английском по email, а не на бумаге.
  3. Книга написана на русском языке. Я бы предпочла прочесть ее на английском, в оригинале. Думаю, что те, кто пишут письма на английском с легкостью прочли бы ее на английском тоже. Конечно, возможно, издатели хотели расширить круг читателей – ведь эта книга пригодится даже тем, кто просто ведет деловую переписку на русском языке.
  4. Одни и те же мысли повторяются в книге по 5-6 раз. Думаю, книгу можно было бы с легкостью сократить если не в два раза, то хотя бы на треть, если убрать повторения.
  5. Русские издатели нигде не упомянули, что примеры и рекомендации актуальны для современного американского английского языка. Это издание не подойдет тем, кто готовится к экзаменам на английском (кембриджским, IELTS или ЕГЭ), которые требуют знаний особенностей написания бумажных деловых писем на британском английском. Эта книга не для тех, кто хочет учить правила. Она для тех, кто хочет писать эффективные деловые email на английском. Просто парадокс в том, что правила деловой переписки, которым нас учили и продолжают требовать на экзаменах, раздражают носителей американского английского, бизнесменов и они пишут email совсем не так. А по современным принципам.

Языковые особенности делового email на английском

ВНИМАНИЕ! Если вы где-то учитесь, готовитесь к экзамену, поступлению, то данная информация не для вас. Так как она расходится с классическими правилами написания деловых писем. Следующая информация взята из книги “Kind Regards.

Деловая переписка на английском”.  Автор книги, Дон Мишель Бод,  специалист по коммуникациям(Она работает в компании IBM Corp.

), доктор по английскому языку, дает реальные примеры, как носители американского английского пишут эффективные деловые email в современном мире:

  • Приветствие на английском в деловом письме. Исчезает обращение “Dear “ – пишут просто имя: “Sarah, “ После имени ставится запятая – значит всё как обычно, если “:” – сообщат что-то важное. Вместо “To Whom it may concern” – “Dear all”. Dear Sirs – оскорбительное обращение из Старого Света, не соответствует политкорректности. Обращение Miss может быть воспринято как оскорбление, Mrs – вы отстали от жизни.
  • Не нужно сложных времен. Используются простые глагольные формы. Избегайте пассивной формы глагола. Пользуйтесь прямым порядком слов.Избегайте обезличенных предложений. Везде должно быть подлежащее и сказуемое.
  • Личные местоимения.  “We” укрепляет командный дух. Пользуйтесь местоимением “I” подчеркивая Ваши заслуги, говоря о своей правоте. “ I was in the right when I…”. А когда говорите об совершенной ошибке избегайте его, лучше сообщить “It came to light…”
  • Начинайте предложения с союзов – так вы привлечете внимание (“Although…, Because…, Since…) и покажете причинно-следственные связи (To begin with…, Next.., In addition…, Therefore…)
  • Будьте вежливы. Please – смягчает командный тон. Модальные глаголы “might” и “could” и наречия “possibly” и “probably” помогут склонить адресата к определенным действиям. Would – самый учтивый глагол, используется при обращении только к вышестоящим лицам.
  • Избегайте усилительных слов (very, really, so) и превосходной степени прилагательных. Эмоциям не место в деловой переписке на английском. Избыток эмоций заставит усомниться в ваших профессиональных качествах.
  • Военные и спортивные идиомы в деловой переписке на английском популярны потому, что позволяют выразить радость, огорчение, расположение и гнев, не нарушая общепринятых правил соблюдать условности, скрывать свои чувства, а не выставлять напоказ.
  • Избегайте архаизмов. Вместо “In point of fact”- пишите просто “In fact”, вместо “the extensive and thourough preparation that I personally undertook prior to the meeting” – просто “I was prepared for the meeting”.
  • Как закончить деловое письмо на английском? Вместо ”Yours very truly “ пишут просто “regards”.

И конечно, множество образцов деловых писем на английском и фраз не оставят равнодушным преподавателей и изучающих английский, а также всех тех, кому по работе необходимо отправлять email на английском.

Как проверить email на английском?

Автор также дает ценные рекомендации, как можно проверить электронное письмо на английском перед проверкой:

  • Измените размер, стиль или цвет шрифта.
  • Сделайте перерыв – выпейте кофе, затем прочтите email опять.
  • Распечатайте email и прочтите его вслух. Это поможет заметить ошибки, а также то, что можно сократить (например никто не пишет формы глагола to be полностью – ставят апостроф и сокращают). Сокращения ассоциируются с беглостью. Их отсутствие –  с недостаточным знанием языка.
  • Прочтите текст задом наперед – от последнего предложения до последнего.

Вердикт

Книга – однозначно ценное приобретение для корпоративной библиотеки, а также для преподавателей и изучающих английский.

Самое главное и ценное в ней то, что всё действительно актуальное, примеры деловых английских email взяты из реальной переписки мировых топ менеджеров, маркетологов и юристов.

А написана она специалистом своего дела с докторской степенью по английскому языку. Читается книга легко и приятно.

Подробную информацию Вы можете прочесть на . Кстати, там можно прочесть 19 страниц из книги бесплатно.

Источник: http://elf-english.ru/2015/07/kak-na-samom-dele-pishut-delovoe-pismo-na-anglijskom-nositeli-anglijskogo/

Ссылка на основную публикацию