10 правил написания деловых электронных сообщений — учим английский вместе

Электронное письмо на английском языке пример

10 правил написания деловых электронных сообщений - Учим английский вместе

Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат.

Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки.

В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.

Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:

Формальные письма:

  • Корпоративная переписка.
  • Письма для деловых партнёров.
  • Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.

Неформальные письма:

  • Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
  • Адресуются члену семьи.

Структура электронного письма на английском языке

Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.

Основные составляющие письма:

  • Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
  • Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
  • Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
  • СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.

Основные элементы email:

  • Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
  • Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
  • Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
  • Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
  • Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.

Шаблон подписи ниже:

Best regards,

Ivanov Ivan

Sales manager

ABC Company

T +1 (111) 111 11 11 (int.111)

F +1 (111) 111 11 11

M +1 (111) 111 11 11

E 1@abccompany.com

W www.abc.com

Электронное письмо на английском языке — пример

Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.

Как начать переписку по email на английском?

Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:

  • Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
  • Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
  • Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
  • Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
  • Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.

При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.

Первое предложение в письме

Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:

  • I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
  • I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
  • I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
  • I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
  • I am writing in reference to – Я пишу относительно…

Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:

  • Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
  • Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
  • Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
  • Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию

Заключительная фраза в электронном письме

Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.

  • If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
  • I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
  • Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.

Вложения:

Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:

  • Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
  • I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…

В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:

  • Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
  • Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
  • Lovingly yours (Любящий Вас).
  • Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
  • Yours cordially (Сердечно Ваш).

Пример делового письма на английском языке:

Электронное письмо другу на английском:

Пример делового письма по вышеуказанной структуре:

Dear Mr McAdam,

With reference to your last email regarding the current situation with the Skipton Airport Project, I can confirm the following:

We successfully completed stage 2 on Monday and at present we are preparing to start stage 3. On the whole, the project is going well. We have not encountered any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system.

As was pointed out in our last meeting, the problem with the delivery system is due to the software. It is a very common software issue and we just need time to correct the code. Rest assured that this issue is being looked into and we are confident that it will be resolved by the end of the month.

Please accept my apologises for not receiving a copy of the updated project report earlier. Please find attached a copy of the report at the end of email.

Concerning your question about the post-installation support package, I can confirm that we provide both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.

With regards to your request to extend the period of post-installation support from 6 months to 12 months. May I suggest that we discuss this matter at the next project update meeting?

I hope that this answers your questions.

If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me on my mobile, 07340 7602133.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

James Brown,

Project Manager,

ABC Company

T +1 (111) 111 11 11 (int.111)

F +1 (111) 111 11 11

M +1 (111) 111 11 11

E 1@abccompany.com

W www.abc.com

Искренне надеемся, что статья оказалась полезной для вас, и написать электронное письмо на английском языке теперь не составит труда. Желаем вам продуктивной электронной переписки. Шагайте в ногу со временем и развивайте свой уровень английского языка!

Источник: https://speakenglishwell.ru/elektronnoe-pismo-na-anglijskom-yazyke-primer/

Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде

Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e-mail на английском языке.

Структура бумажного письма

Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

Образец структуры делового письма

Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

Тема письма: как и e-mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

Читайте также:  Fyi что это значит, как расшифровывается аббревиатура - учим английский сами

Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

Как написать приветствие

Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия.

Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией.

В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

  • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
  • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».

Как написать заключение

Есть несколько способов закончить письмо:

  • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
  • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

Правила написания электронных писем

Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

Обязательные пункты в электронном письме:

Ваш e-mail адрес

Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e-mail адреса: имя.фамилия.@emailprovider.com

Тема

В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

Приветствие

Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

Подпись

Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:

– Best wishes,

– Kind regards,

– Best regards,

– All the best,

– Thanks,

– Many thanks,

Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

Правила хорошего тона

Ещё 4 совета по написанию официального письма:

  • Не используйте разговорную лексику и сленг.
  • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
  • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
  • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи Источник: https://blog.teachmeplease.ru/posts/delovoe-pismo-na-angliyskom

    Формальные выражения для электронной почты

    Интернет со штурмом ворвался в нашу жизнь, и одной из привычных функций интернета стала электронная почта. Каждый день мы по ней получаем уведомления, письма и т.д. И мы ежедневно отправляем письма, для личных целей или же по работе. Каждый язык имеет свои устойчивые официальные выражения для формальных писем. И на этот раз я хочу разделить с вами английские выражения, которые помогут при написании деловых электронных писем по-английски.

    Деловая переписка на английском

    Please find attached – «к настоящему прилагается/найдите в приложении», это крайне формальное выражение. Так говорят, когда кроме самого текста письма, также отправляются прикрепленные компьютерные файлы (фото, видео, документ и т.д.). И вы вежливо говорите, чтобы человек, которому отправляете файл, обратил на это внимание.Please find attached the videos of our companies’ meeting.(К настоящему прилагается видео встречи наших компаний)Attachment – «прикрепленный файл», а это форма существительного предыдущего слова (там оно является глаголом).I can not open this attachment. May you forward it again?(Я не могу открыть этот файл. Вы сможете отправить его еще раз?)I’ve forwarded/I’m forwarding – «Я отправил(а)/я отправляю», также речь идет о файлах, письмах и т.д.I saw the pictures of the building you have forwarded me.(Я видел фотографии здания, которые вы мне отправили)Cc’d/cc’ed/copied – «отправить копию», чтобы сэкономить время, слово «copy» сократили таким образом. Нужно отметить, что, как правило, официальные письма бывают очень лаконичными и короткими. Главное, чтобы передать суть, и все. Поэтому, в английском языке имеются подобные слова, чтобы максимально сократить письмо.John cc’ed me a message where he had discussed his new project.(Джон отправил копию сообщения, где он обсуждал свой новый проект)To keep (her/him) in the loop – «держать его/ее в курсе дел», прямое значение слова «loop» — цикл, но это устойчивое выражение и не переводится буквально.He has cc’d it, because he wanted to keep me in the loop.(Он отправил копию, чтобы я тоже была в курсе дел)If (you/he/she) have/has any questions, please don’t hesitate/feel free to contact me/us – «Если у вас/нее/него есть какие-то вопросы – не стесняйтесь связаться со мной/c нами.»Это одно из самых распространенных выражений в деловой сфере. И оно точно окажется для вас полезным.I look forward to… — «с нетерпением жду…/буду ждать с нетерпением…», выражение очень полезное при деловых разговорах и в написании деловых писем и сообщений.I look forward to discussing this plan with you.(Я жду с нетерпением, чтобы обсудить этот план с вами)Kind regards/Regards/Warm wishes/Yours truly/Sincerely – «с наилучшими пожеланиями/с уважением/с теплыми пожеланиями/во истине Ваш», все это пишется в конце письма, сообщения, и является частью этикета в написании деловых писем.Kind regards, Mr. Smith!(C наилучшими пожеланиями, мистер Смит!)Sincerely, Jack Sparrow! Captain Jack Sparrow!(C уважением, Джек Воробей! Капитан Джек Воробей!)Источник: https://enjoyenglish-blog.com/razgovornyj-anglijskij/formalnye-vyrazheniya-dlya-elektronnoj-pochty.html

    Тонкости написания деловых писем на английском

    В этой статье вы найдете образец делового письма на английском и понятные правила о том, как вести деловую переписку с англоязычными бизнес-партнерами.Переписка осталась актуальной после появления телефона и мессенджеров. Без деловых писем не обходятся ни корпорации, ни малые предприятия. Весь мир использует корреспонденцию на английском языке как универсальном и самом удобном. Поэтому, если вы нацелены вести дела с иностранными партнерами или получить должность в международной компании, вы должны знать, как написать деловое письмо на английском.Теоретически, если вы не уверены в своих силах, можете облегчить себе задачу и сделать перевод делового письма на английский с русского. Но, во-первых, учить английский все равно нужно. А во-вторых — мы сделали для вас образец делового письма на английском языке, так что просто используйте этот универсальный шаблон в своей переписке. И прочтите эту статью — в ней мы тоже рассмотрели особенности деловых писем англоговорящим адресатам .

    Особенности делового письма на английском языке

    Структура — вот что отличает дружескую переписку от делового письма. На английском языке и не только вы не можете поставить содержание превыше композиции. В целом структура делового письма на английском, русском и любом другом языке похожа. Вы можете заметить это, переводя бизнес-переписку с английского на русский и/или обратно. Эти правила сложились не случайно. Они являются маркерами делового стиля, позволяют продемонстрировать уважение к адресату и свести к минимуму возможные недопонимания. Вот почему крайне нежелательно нарушать перечисленные ниже правила:

    1. Полное имя отправителя и его координаты (название компании, адрес) указываются в левом верхнем углу листа. Кстати, в этой статье проверьте правильную транслитерацию русских ФИО на английском языке.
    2. Имя и фамилия адресата пишутся с новой строки. Здесь же указывается название компании-адресата.
    3. В правом верхнем углу письма помещается дата создания и отправки письма.
    4. Текст письма должен разделяться на абзацы по смыслу и для удобного восприятия. Красная строка перед абзацами не используется.
    5. Причина обращения, она же зачастую является главной мыслью, — это подходящее начало делового письма на английском. Например: «I am writing to you to …» или другая фраза с подобным смыслом.
    6. Дальше, в основной части письма, излагается остальная информация (конкретика, описания, обстоятельства, условия и т.п.). Предложения — короткие, стиль — лаконичный.
    7. В конец текста ставятся формальные слова благодарности и прощания. Такие как:  «Yours faithfully» или “Thank you for your help».
    8. Перед тем, как закончить деловое письмо, желательно поставить собственноручную подпись. Разумеется, это правило не учитывается, когда вы пишете электронное письмо на английском.
    9. Полное имя автора и должность повторяется в самом конце письма, после отступа в 2-3 строки.

    Эти условия соблюдаются в письмах с переводом и без перевода, независимо от содержания и назначения. Если вы не знаете, как писать на английском запрос, обращение, информационное сообщение бизнес-партнеру, предложение сотрудникам — можете смело использовать эти заготовки. Те же правила переписки действуют и в том случае, если нужно написать ответ на деловое письмо, адресованное вам.

    Пример делового письма на английском

    Каждому, кто сталкивается с рабочей перепиской, желательно знать деловой английский, чтобы не тратить время на поиск и/или перевод каждой отдельной фразы. Полезную информацию об изучении делового английского мы обсуждали в этой статье. Но если вам впервые придется написать деловое письмо на английском языке, то используйте этот шаблон в качестве примера.Это пример делового письма, автор которого сообщает адресату о своем прибытии. В шаблоне соблюдены все формальности и в то же время послание осталось лаконичным, информация в нем изложена кратко, но очень вежливо. Это отличный образец деловой переписки. Давайте посмотрим, какой ответ получил Стивен на свое письмо.Начало второго письма отличается — оно короче и проще. Это вполне допустимо, если вы пишете ответ на письмо, и/или если переписка ведется между хорошо знакомыми между собой представителями компаний.Этикет и определенные формальности важны в деловой переписке на английском. Но их легко освоить, если пользоваться шаблонами писем и нашими подсказками. Чтобы углубить свои навыки деловой корреспонденции, прочтите предыдущую статью на эту тему . И не забывайте, что в любой переписке главное — это вежливость, корректность, и соблюдение интересов обеих сторон. Источник: https://enguide.ru/magazine/tonkosti-napisaniya-delovyh-pisem-na-angliyskom

    Экспресс-курс «Написание деловых писем на английском»

    Экспресс-курс «Написание деловых писем на английском» рассчитан на выпускников вузов, молодых и опытных профессионалов, которым приходится вести бизнес-переписку с зарубежными коллегами и партнерами, а также писать статьи, отчеты, доклады, сообщения. Курс универсален для специалистов любых направлений, но может быть индивидуально скорректирован под конкретные требования учащегося.

    Цель курса

    Цель этого курса – в короткое время обучить Вас эффективным и доступным способам написания деловых писем на английском.

    Продолжительность

    Все зависит от того, как интенсивно Вы планируете посещать занятия. При графике занятий * раза в неделю расчетный срок обучения составляет * месяца.

    Структура курса

    • Стратегии. Вы узнаете основные правила создания деловой коммуникации: как сформулировать проблему, цель и задачу. Также Вы научитесь правильно оценивать целевую аудиторию, структурировать свои сообщения, вносить правки и вычитывать тексты перед публикацией или отправкой.
    • Стили и форматы. Вы познакомитесь с основами написания различных типов писем: отчетов, коммерческих предложений, приглашений, инструкций, постановлений и др.
    • Этапы. Вы научитесь писать ясные, краткие и структурированные сообщения. Для этого преподаватель расскажет Вам о таких основных этапах написания писем, как поиск идеи, создание черновика, редактирование, форматирование. Так, на этапе черновика Вы узнаете, как  грамматически правильно строить предложения, давать названия параграфам, делать призыв к действию. На этапе редактирования Вы познакомитесь с наиболее предпочтительными типами и размерами шрифтов, пробелами и отступлениями. Кроме этого, мы обратим Ваше внимание на то, в какой части письма необходимо ставить дату, подпись, адрес, название компании и т.п.

    Результат прохождения курса

    Пройдя этот бизнес-курс в Студии LEXICON, Вы узнаете:

    • с чего начинать  написание делового письма и чем его заканчивать;
    • каких правил следует придерживаться во время написания писем, статей, докладов;
    • какие типы деловых писем существуют и в чем их особенности;
    • как грамотно оформлять и редактировать письма перед отправкой и публикацией.

    О преподавателях и обучении

    Обучение в Студии LEXICON проходит индивидуальном режиме – один на один с бизнес-преподавателями из США, Канады и Великобритании. Обучение проходит в светлых оборудованных классах, оснащенных системой климат-контроля, эргономичными креслами и современной техникой.

    Тестирования и экзамены

    Вступительное тестирование и собеседование – обязательное условие для записи на данный бизнес-курс. Это позволяет оценить текущий уровень владения языком и скорректировать программу персонально под слушателя.

    Кому не подходит этот курс

    Если Ваша работа не предполагает ведение сложной деловой переписки с зарубежными партнерами и коллегами, а ограничивается стандартной ежедневной отправкой электронных писем, то рекомендуем Вам обратить внимание на другой бизнес-курс в Студии LEXICON – «Электронные сообщения на английском». Оба курса предполагают наличие достаточных письменных навыков в английском языке на уровне не ниже среднего B1 Pre-Intermediate.  

    Время действовать!

    Пока Вы раздумываете о том, записаться на это курс или нет, Вы по-прежнему составляете отчеты, доклады и отправляете деловые письма своим коллегам и партнерам. При этом Вы все еще не знаете, насколько они грамотны с точки зрения логики, грамматики и оформления, пока Вам об этом не скажут профессионалы. Стоит ли ждать таких замечаний от своих партнеров по переписке?

    Наш экспресс-курс позволит Вам взглянуть на свои деловые сообщения по-новому – с точки зрения человека, досконально знающего бизнес-этикет. Убедиться в этом Вы можете прямо сейчас – записавшись на бесплатное пробное занятие в Студии LEXICON.

    Источник: http://english-lexicon.com/ru/courses/business_English/business_skills/business-letters

    Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

    Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

    Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

    Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

    Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

    Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура.

    Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки.

    Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

    Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

    1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
    2. красная строка не используется;
    3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
    4. выравнивание делается по левому краю.

    Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

    Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной».

    Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность.

    И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

    Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

    Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

    • название компании
    • номер дома, улица
    • город, почтовый индекс
    • страна

    Пример:

    Online-school of foreign languages «LINGVISTER»

    121 Suvorov St

    Kaluga 248000

    Russia

    Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

    Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

    Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

    Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

    Пример:

    16 December 2014

    В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

    Пример:

    December 16, 2014

    Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

    Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма.

    Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr.

    Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

    • полное имя
    • должность
    • название компании
    • номер дома, улица
    • город, почтовый индекс
    • страна

    Пример:

    Mr Christopher Nolan

    Executive Producer

    Syncopy Films Inc.

    4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

    Burbank, CA 91522

    USA

    Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

    Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

    В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

    Dear Mr Vice President:

    Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

    Dear Mr Nolan,

    Dear Christopher,

    В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

    Dear Sirs,

    Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

    Dear Sir or Madam,

    Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

    Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

    Пример:

    Dear Mr Nolan,

    SAN DIEGO COMIC CON 2014

    Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

    В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

    • I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
    • I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
    • I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
    • I would appreciate your immediate attention to this matter.
    • I appreciate any feedback you may have.

    Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

    Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

    Kind regards,

    Best regards,

    Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

    Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

    В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

    Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

    Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

    Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

    Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

    Пример:

    Yours sincerely,

    GREGORY PECK

    CEO

    Yours sincerely,

    SUSAN HAYWARD (Mrs)

    Project Manager

    Правило №10: Упомяните вложения в письме.

    Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

    Пример:

    Yours sincerely,

    SUSAN HAYWARD (Mrs)

    Project Manager

    Enc

    Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

    Источник: https://lingvister.ru/blog/kak-oformlyat-delovoe-pismo-na-angliyskom-10-prostyh-pravil

    Электронное письмо на английском языке: структура, оформление

    Уважаемые посетители сайта www.englishhobby.ru! На этой странице вы найдете материалы по следующим темам: Электронное письмо. Деловое электронное письмо. Письмо по электронной почте. Как написать электронное письмо. Подпись в электронном письме. Правила электронного письма. Деловое электронное письмо. Электронное письмо на английском. Оформление электронного письма. Написание электронного письма. Правила написания электронного письма. Как писать электронное письмо. Как подписать электронное письмо. Официальное электронное письмо. Электронное письмо на английском языке. Правила оформления электронного письма. Создание электронного письма. Как оформить электронное письмо. Структура электронного письма. Этикет электронного письма. Как правильно написать электронное письмо. Официальное электронное письмо.

    Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail,  «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.

    Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий. Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру.

    Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную  адресату информацию об основном содержании сообщения.

    Электронный адрес

    В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address). Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

    Тема

    Тема электронного письма (subject line) – важная составляющая его структуры. Иногда можно слышать мнение, что в неофициальной переписке тему указывать необязательно.

    Однако этикет современного электронного письма требует, чтобы тема в нем была, независимо от того, кому предназначено сообщение. Наличие темы – дополнительный знак, показывающий заинтересованность пишущего в установлении хороших отношений с адресатом.

    Соответственно, отсутствие темы в электронном письме – знак пренебрежения адресатом.

    Приветствие

    Так же, как и при написании обычного письма, электронное письмо на английском языке начинается с формального или неформального приветствия. Форма приветствия определяется во многом тем, знаком ли вам человек, к которому вы обращаетесь в письме, и каков уровень этого знакомства.

    Если вы незнакомы с адресатом лично, но знаете его имя, обращайтесь к нему Mr / Mrs / Ms (обращение Ms, в отличие от Mr и Mrs, не является аббревиатурой и используется по отношению к женщине, чье семейное положение вам неизвестно).

    Обращение Dear Sir or Madam используется в случае, если вам неизвестен пол лица, к которому обращаетесь, например, если вы пишете письмо о приеме на работу в компанию и вам известна только должность адресата.

    Если же вы уже встречались с человеком и обращались к нему по имени, такая же форма обращения допустима и в электронном письме. Иногда, в процессе обмена сообщениями e-mail, если переписка носит длительный характер, можно обращаться к адресату просто по имени.

    Первое предложение

    Первое предложение в электронном письме на английском языке должно начинаться с большой бувы, независимо от того, поставили ли вы запятую после приветствия (наличие или отсутствие запятой после приветствия – дело вашего личного выбора). Более формальное письмо на английском языке может начинаться, например, так: I’m writing to …. (сообщение о цели письма). Пример начала менее формального письма: Just a quick note to…

    Заключение

    В заключении следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например: Looking forward to your reply. (более формальное заключение) или Hope to hear from you soon (дружеское завершение письма в разговорном стиле). 

    Вежливая концовка письма

    Как и в обычном письме, концовка может быть формальной (Yours sincerely, если вы обращались к адресату по имени или фамилии) универсальной (Regards / Best wishes – эти формулы подходят как для формальных, так и для неформальных писем) или разговорной, неформальной (например, Love / Yours / Bye / the Best / Best или просто имя или инициалы отправителя, например: Jane / Tom). Запятая после концовки письма ставится в случае, если вы поставили ее в начале письма после обращения (например, Dear Sir, ……..  Regards,). Если же вы не ставили запятую после обращения, то не следует ее ставить и в концовке.

    Вложения

    Вложения прикрепляются нажатием соответствующей «кнопки» (Прикрепить документ) под текстом электронного письма. Следует обязательно указывать в самом тексте письма о том, что в нем есть вложения. Например: Enclosed is…

    Следуя этим простым правилам, вы сможете правильно оформить электронное письмо на английском языке.

    Деловые письма на английском языке

    Карта сайта

    На главную

    Источник: http://englishhobby.ru/business_english_e-mail_writing/e-mail_in_english_structure_format/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector